Logiciel événementiel : un outil incontournable pour des événements réussis 

Aujourd’hui, le digital vient en renfort des entreprises qui œuvrent dans l’événementiel. Si pendant longtemps, il fallait s’équiper de plusieurs logiciels pour simplifier un grand nombre de tâches relatives à l’organisation d’événements, vous allez voir que désormais, il est possible de s’équiper d’un logiciel événementiel, qui regroupe plusieurs outils en un. Explications :

L’organisation d’événements : une multitude de tâches

L’organisation d’événements comprend plusieurs étapes et le moins que l’on puisse dire, c’est qu’elles sont variées. Il faut en premier lieu définir un agenda avec l’ensemble des tâches à réaliser et inclure des réunions régulières pour faire le point avec l’équipe.

Il y a ensuite toute la phase de promotion de l’événement, et on sait que désormais, communiquer en ligne est indispensable pour toucher un public plus large. Les personnes intéressées ou invitées doivent par la suite s’inscrire et éventuellement payer. Enfin, la phase d’accueil doit être parfaitement organisée, pour une gestion des entrées optimisée.

Avant, les entreprises qui travaillent dans l’événementiel s’équipaient d’une multitude de logiciels consacrés à des tâches bien précises. Ce qui n’est pas toujours très simple à gérer au quotidien, avec une multitude d’interfaces à maîtriser. Heureusement, des sociétés ont mis en place des logiciels événementiels, qui rassemblent en un seul outil plusieurs fonctionnalités inhérentes à l’organisation d’événements.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel événementiel ? 

L’intérêt de s’équiper d’un logiciel événementiel comme celui proposé par Eventmaker est multiple. Tout d’abord, il est adapté à plusieurs types d’événements : événements d’entreprises, culturels, conférences, salons, congrès, etc. Il donne accès à un back office très simple à utiliser par l’ensemble de l’équipe d’organisateurs.

Une fois l’agenda défini, les outils Eventmaker offrent la possibilité de créer un site internet dédié à l’événement. Une interface accueillante qui regroupe toutes les informations utiles et via laquelle les participants peuvent s’inscrire, au temps fort comme à des ateliers. Au-delà du site internet, élément phare de la communication en ligne, le logiciel événementiel offre la possibilité de lancer plusieurs campagnes d’emails, qu’il est possible de programmer à divers moments.

Si le logiciel événementiel facilite grandement l’étape communication, il offre aussi la possibilité de créer des formulaires d’inscription simples à utiliser et via lesquels les participants peuvent effectuer leur règlement. Les formulaires permettent également de créer des jauges. Pour simplifier l’accueil le jour J, il est aussi possible d’utiliser le logiciel événementiel pour envoyer des badges avec QR Code en amont.

Ce sont ces mêmes QR Codes que le public scannera le jour de l’événement à l’entrée, directement sur tablette, et même de manière autonome. Un excellent moyen de fluidifier l’entrée des participants à l’événement.

Mise en place d’événements virtuels

Une multitude de raisons peuvent pousser les entreprises à mettre en place des événements virtuels. Il peut s’agir d’un contexte sanitaire comme de l’impossibilité de réunir un public en nombre à une certaine date.

Pour faire face à ses situations, le logiciel événementiel permet de diffuser les événements sur le web. Événement d’entreprise, foire, salon ou conférence, chacun peut y avoir accès depuis chez soi, et interagir avec les intervenants comme avec la communauté.

• Simplification de toutes les phases de l’organisation d’événements,
• possibilité de diffuser en ligne ou en replay,

le logiciel événementiel est la solution d’avenir pour les entreprises qui souhaitent grandement se simplifier la vie.