Comptabilité de caisse et comptabilité d’exercice

Lorsque vous démarrez une nouvelle entreprise, la comptabilité est peut-être l’une des dernières questions qui vous viennent à l’esprit. Cependant, lorsque vous vous installez pour la première fois, il est important de penser aux conséquences à long terme de votre méthode comptable.

Cash Basis

La comptabilité de caisse fonctionne comme il se doit, vous comptabilisez les revenus et les dépenses au fur et à mesure que vous recevez et dépensez l’argent. Lorsque l’argent entre, il est comptabilisé comme un revenu, lorsque l’argent est dépensé, il est comptabilisé comme une dépense.

Pour la plupart des petites entreprises, la comptabilité de caisse est la plus logique. Faire correspondre vos flux de trésorerie à vos périodes comptables est de loin la façon la plus simple de suivre vos revenus et vos dépenses.

Comptabilité d’exercice

La comptabilité d’exercice est plus complexe, mais peut conduire à une meilleure situation fiscale pour les grandes entreprises. Dans la comptabilité d’exercice, tous les produits et toutes les charges correspondent à la période où le service a lieu.

Pour vraiment comprendre comment fonctionne la comptabilité d’exercice, prenons l’exemple d’une entreprise de planification de concerts.

Lorsque vous planifiez un concert, une partie de l’argent est reçue des mois avant la date du spectacle, l’argent arrive au compte-gouttes à l’approche du spectacle, et certaines personnes achètent le jour du spectacle.

Les dépenses sont également engagées sur une longue période. Certaines dépenses sont payées des mois à l’avance, et d’autres sont payées après le spectacle. Les dépenses pour un événement majeur peuvent facilement traverser plusieurs mois. Pour un spectacle en décembre ou en janvier, les dépenses, ou les recettes, peuvent facilement croiser plusieurs années.

Si vous êtes une entreprise à base de caisse, vous pouvez avoir à payer des impôts sur les recettes sur les impôts d’une année et déduire les dépenses l’année suivante. Cela n’a pas de sens quand vous savez que les dépenses vont arriver.

Pour s’ajuster à cela, l’IRS vous permet de reconnaître tous les revenus et les dépenses dans la même période. Il faut que ce soit la période où le service a eu lieu. Pour vous assurer que votre déclaration fiscale correspond aux recettes et aux coûts réels, vous (ou votre comptable) comptabilisez les recettes et les dépenses. Une provision est une écriture comptable qui agit comme un espace réservé dans vos livres.

Périodes comptables

Pour certaines entreprises de nature saisonnière, il pourrait être plus logique de fonctionner selon la méthode de la comptabilité de caisse mais d’ajuster votre année fiscale.

La plupart des entreprises utilisent l’année civile pour suivre les revenus et les dépenses de l’entreprise. Selon les règles de l’IRS, les entreprises sont autorisées à ajuster leur année fiscale tant qu’elle est cohérente et définie.

Les entreprises qui sont très occupées pendant la période des fêtes, par exemple, peuvent vouloir avoir une année fiscale qui commence le 1er juillet plutôt que le 1er janvier afin de ne pas avoir à se soucier de la comptabilité de fin d’année pendant leur saison d’activité.

Comment devriez-vous vous occuper de la comptabilité?

C’est à vous et à votre comptable de décider. Assurez-vous de vraiment comprendre les implications de votre méthode de comptabilité et planifiez pour décider de ce qui est le mieux pour votre entreprise, d’autant plus que de nombreux programmes de comptabilité en ligne gratuits ne vous permettent pas toujours de choisir la méthode de comptabilité que vous préférez.  Seuls les programmes de comptabilité complexes comme Quickbooks vous permettent de choisir.