Comment tirer le meilleur parti de votre processus de facturation ?

Pour une petite entreprise, l’une des choses les plus importantes que vous faites chaque mois est de compiler les factures pour facturer vos clients. Après tout, sans paiements, vous seriez obligé de fermer et, sans paiements adéquats, vous ne vous développerez probablement pas. Alors assurons-nous que vous tirez le meilleur parti de votre facturation et que vous rapportez exactement ce que vous méritez de vos clients.

Vous voulez que votre facturation soit précise tout en étant facile et efficace. Si ce n’est pas facile, vous pourriez sacrifier la précision pour ne pas avoir à rester tard au bureau ou à manquer un travail important que vous pourriez faire si vous n’étiez pas attaché à des factures. Je vais partager avec vous quelques stratégies pour vous aider à être payé à temps et à rendre tout le processus de facturation beaucoup plus facile.

Comment assurer un paiement rapide ?

Parfois, les factures ne sont pas payées ? Parce que les clients n’ont pas l’argent pour les payer ! Parfois, c’est parce qu’ils sont débordés et ne peuvent pas s’occuper de la facture en temps voulu. Cependant, la plupart du temps, le problème est que la facture qu’ils reçoivent et les options de paiement dont ils disposent ne sont tout simplement pas satisfaisantes. Voici quelques-unes des choses auxquelles vous voulez prêter attention en ce qui concerne votre facturation.

Exactitude 

Inscrivez les informations de votre client avec exactitude. L’exactitude permet de s’assurer que les prestations des clients sont payées en totalité. Si le client n’est pas d’accord avec les frais, il peut ne faire qu’un paiement partiel.

Consistance

Une approche structurée de la cohérence dans la facturation aide vos clients à se sentir à l’aise avec la facture qu’ils reçoivent. Si vos tarifs sont flous ou si vous distribuez des remises aléatoires, vos clients peuvent ne pas avoir l’impression que votre facturation est juste.

Options de paiement 

Donner à vos clients de nombreuses options de paiement peut faire une grande différence dans la rapidité avec laquelle vous êtes payé. Si vous n’autorisez que les paiements postaux effectués par chèque, alors vous risquez de devoir attendre que votre client trouve son chéquier et achète des timbres. Proposez une adresse où les paiements peuvent être déposés et proposez un système de paiement en ligne comme WePay ou PayPal.

Clarté 

Ne faites pas courir vos clients à la recherche des données dont ils ont besoin pour vérifier l’exactitude de votre facture. Si vous fournissez tout ce dont ils ont besoin, vous serez payé beaucoup plus rapidement.

Ce qu’il faut inclure sur la facture

• La facture doit être complète avec toutes les informations relatives à la transaction. Assurez-vous d’inclure :
• Les informations sur le client et l’entreprise ;
• La date d’échéance et la date de la facture ;
• Le montant dû ;
• Une description des biens ou des services avec des ajouts facultatifs : quels employés ont effectué le travail ;
• Le taux de facturation de ces employés ;
• Les notes de travail des employés.

Réalisez une facturation efficace

De nos jours, la meilleure façon de suivre les données est avec un outil de facturation en ligne. Vos employés devraient tous suivre leurs projets à l’aide d’une feuille de temps en temps réel qui permet les approbations du superviseur et la facturation de l’administrateur. Cela améliore le flux de travail en donnant à chacun ses propres tâches de facturation spécifiques. L’efficacité améliorée réduit les coûts et le temps administratifs. Avoir les outils dont vous avez besoin en place pour toute votre équipe et être cohérent dans votre processus de facturation, vous aidera à être payé à temps, à chaque fois.