La fraude aux frais : Contrôles appropriés et stratégies de prévention

Vous traitez des centaines, voire des milliers de remboursements sur une base mensuelle, et bien que probablement la plupart d’entre eux soient approuvés, il peut y avoir quelques dépenses qui ont violé vos politiques ou dont les reçus ne sont pas joints. Mais qu’en est-il si votre employé soumet intentionnellement des dépenses fictives ou gonfle les dépenses lors de la déclaration ? Malheureusement, cela arrive très souvent. Alors, comment éviter que cela ne se produise ?

Comment la fraude aux notes de frais se produit-elle ?

La fraude aux notes de frais peut se produire de plusieurs façons. Voici quelques-unes des activités frauduleuses les plus courantes :

Remboursements fictifs

Les employés soumettent des notes de frais accompagnées de reçus. Il existe des entreprises qui créent de faux reçus pour n’importe quelle date, ou n’importe quel montant, afin que les employés puissent soumettre ces reçus pour réclamer plus que ce qui a été réellement dépensé.

Remboursements mal caractérisés

Les remboursements de frais ne peuvent être effectués que pour des dépenses qui ont été engagées à des fins professionnelles. Certains employés soumettent des reçus pour des dépenses personnelles comme s’il s’agissait de dépenses professionnelles. Ces dépenses sont très courantes, car il est difficile de valider si la dépense engagée est personnelle ou à des fins professionnelles.

Demandes de remboursement de frais modifiées

Les employés peuvent modifier le montant du reçu et les demandes de remboursement d’une dépense professionnelle légitime. Par exemple, réclamer un montant de pourboire plus élevé sur une dépense de repas afin que les demandes de remboursement de frais soient plus élevées.

Remboursements en double

Les employés peuvent soumettre les mêmes demandes de remboursement de frais plus d’une fois. Disons que deux employés sont allés déjeuner en équipe et que les deux soumettent le reçu pour le remboursement.

La courbe de la fraude aux frais

Trop d’employés commettent une fraude aux frais – environ un voyageur sur cinq. La courbe de la fraude s’accentue de jour en jour, les cas de fraude passant du statut de col bleu à celui de col blanc, voire même à celui de manager. Les cas de fraude notés pour être élevés, avec environ 10% des PDG avouant avoir truqué des dépenses.

Comment prévenir la fraude sur les frais ?

Valeur de la culture

Le manque de contrôles internes ne dissuadera pas la fraude si la direction ne cultive pas la valeur de la culture. Appliquer des politiques anti-fraude, mener des affaires de manière éthique et offrir quelques meilleures façons de signaler des soupçons peut aider à prévenir la démotivation des employés.

Reçus

On peut facilement manipuler les reçus papier avant de les scanner ou de les joindre à la note de frais. Les reçus numériques et l’intégration des cartes de crédit peuvent aider à importer automatiquement les transactions sur les cartes de crédit, de sorte que vous n’avez plus besoin de traiter les reçus papier manipulés.

Double vérification

Au moins un examen et une approbation supplémentaires devraient avoir lieu avant que les demandes de remboursement ne soient remboursées. La double vérification des notes de frais permet d’identifier les dépenses en double, les demandes de remboursement hors politique et les dépenses excédentaires. De cette façon, vous pouvez facilement éliminer la fraude aux dépenses.

Définir une politique de remboursement

Les termes de la politique doivent être clairement définis et chaque aspect, de la réservation du voyage aux limites des indemnités journalières, doit être spécifié dans la politique. La politique doit couvrir toutes les directives et être adaptée à tous les niveaux d’employés.

Les pistes d’audit

Les examens périodiques des rapports de dépenses des employés peuvent aider à repérer les anomalies et à s’assurer que la documentation appropriée existe pour toutes les dépenses. Effectuer des audits sur une base régulière peut aider à déterminer pourquoi les dépenses échappent à tout contrôle.

Identifier les fraudeurs

Les employés qui violent les politiques de dépenses ou manipulent les rapports doivent être interrogés en fonction de la gravité de l’erreur. Si vous ne posez pas de questions, les autres considéreront ces activités comme acceptables.

Employer les bons outils

Donner à vos employés les bons outils peut leur permettre de soumettre des dépenses facilement et sans effort. L’automatisation du processus de déclaration des frais peut faire des merveilles et contribuer à réduire la fraude aux frais. Un logiciel de rapport de dépenses permet à vos employés de déclarer des dépenses en déplacement et de suivre tous les reçus papier, ce qui permet des audits rapides. L’automatisation peut facilement détecter les doublons ou les dépenses frauduleuses sans nécessiter d’intervention manuelle.

L’intelligence artificielle intégrée peut repérer les modèles de dépenses, signaler les dépenses frauduleuses et marquer les dépenses hors politique pour examen. Les logiciels de gestion des dépenses peuvent également automatiser le processus de vérification et de validation en s’intégrant aux réservations de voyages et aux cartes d’entreprise. Vous pouvez également définir des règles de gestion pour éviter que des dépenses hors politique ne soient soumises. Par conséquent, pensez à déployer le système adéquat et mettez en place des outils pour faciliter la demande de remboursement des dépenses par les employés et le suivi des dépenses par les directeurs financiers.

Simplifier les approbations

L’obtention des approbations des responsables respectifs peut prendre beaucoup de temps. Les approbateurs examinent les notes de frais avec l’œil d’un auditeur. Là encore, un flux d’approbation maladroit permet de rembourser des notes de frais frauduleuses. Les logiciels de gestion des notes de frais facilitent le processus d’approbation en permettant aux responsables et aux administrateurs d’examiner et d’approuver le rapport à tout moment. Le manager peut alors approuver la note de frais sans avoir à interagir avec les principales parties prenantes.

Envisagez de prendre le soutien des responsables RH ; assurez-vous que les managers et les autorités de haut niveau reçoivent des conseils sur les sanctions appropriées qui contribuent à dissuader la fraude. Les employés honnêtes ont simplement besoin des bons conseils et des bons outils pour accomplir leur travail et, en tant que tels, ils ne se livrent à aucune activité frauduleuse.

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