Documents fragiles ou confidentiels : comment les délivrer efficacement ?

La protection des informations présentes dans un document à envoyer est cruciale si vous êtes un particulier ou une entreprise. Envie de savoir comment transmettre des fichiers importants en toute sécurité ? Découvrez ici quelques techniques et pourquoi il est important de garder le contrôle sur ses documents.

Quelles sont les techniques utilisées pour protéger l’envoi des documents confidentiels ?

Avant toute chose, il est important de souligner que la protection utilisée pour l’envoi d’un document dépend de sa nature. Ainsi, vous pouvez par exemple utiliser les enveloppes à soufflet lorsqu’il s’agit de feuilles tangibles ou toute autre chose que vous pouvez toucher concrètement. Après avoir emballé le tout dans un carton ou un sac bien solide, le courrier peut être mis en route. Il faut à ce niveau confier le transport à une personne de confiance dont vous êtes sûr qu’il ne trahira pas votre confiance en l’ouvrant. Comme astuce, vous avez la possibilité de réaliser une signature sur les lignes de fermetures et d’en prendre une photo. Cette dernière sera transmise en amont au destinataire avant que le courrier ne lui soit proprement envoyé. Il pourra ensuite vérifier la conformité entre l’image et l’emballage reçu.

Lorsque le document confidentiel à transmettre est de nature électronique, il revient alors à l’expéditeur de crypter le fichier après son édition. Cela voudrait alors dire que l’accès aux données nécessite des coordonnées et l’entrée d’un mot de passe. Il s’agit des documents qui sont transmis par l’Internet et pouvant être exposés aux hackeurs. C’est pour cela que les coordonnées et le mot de passe seront envoyés directement par appel téléphonique par exemple au destinataire. L’essentiel avec cette technique est de s’assurer que toute personne susceptible d’obtenir le document électronique ne soit pas en mesure d’obtenir le mot de passe.

Pourquoi est-il important de sécuriser les documents confidentiels avant d’envoyer ?

Protéger les documents confidentiels permet de s’assurer que les informations qui s’y trouvent sont bien sécurisées. En réalité, les documents pouvant être transférés sont généralement :

• des photos ;
• des enregistrements ;
• des travaux de recherches importants ;
• des procédés ou formules brevetés par une association.

Précisons par ailleurs que procéder ainsi permet à l’expéditeur comme au destinataire d’avoir le contrôle total sur leur échange qui pourrait être source d’adversité entre les deux parties.

En outre, il existe de nombreuses lois qui sévissent sur le non-respect ou la divulgation des informations qui concernent une personne. À cet effet, lorsqu’il y a fuite malgré vos dispositions, vous pouvez saisir la justice pour régler vos différends.