4 Problèmes des réunions dans les organisations

Ordinairement, les réunions vont du département au chef de service et dans certains cas la réunion pour toute l’organisation. Mais un élément que nous ne pouvons jamais fuir est que toutes les réunions ne se terminent pas bien. Il y a une myriade de problèmes qui surviennent habituellement dans la plupart de ces réunions qui sont causées par différents facteurs.

1) Manque de préparation

C’est l’une des plus grandes causes des problèmes des réunions. Les gens sont généralement invités à assister aux réunions, mais dans de nombreux cas, ils ne savent généralement pas ce qui va être discuté et si leur contribution aura un impact ou non.

Dans ce cas, il y a tendance à y avoir une agitation dans le sens où les participants deviennent mentalement malades de la réunion. Cela survient surtout quand il n’y a pas d’ordre du jour clair qui a été mis en place ou qui est discuté.

Il y a toujours un sentiment d’ennui et de perte de temps parmi les participants quand il y a une préparation insuffisante pour la réunion. Il devient difficile de rationaliser la réunion et de les faire revenir mentalement. L’autre problème qui découle d’un manque de préparation est que le manager perdra le contrôle de la réunion d’où le fait qu’il apparaisse inefficace même aux yeux de ses juniors.

2) Réunion prenant trop de temps

Avant d’organiser une réunion, il est indispensable de s’assurer que chaque ordre du jour se voit attribuer son propre temps de discussion du début à la fin. Cela signifie donc qu’une réunion ne doit pas prendre beaucoup de temps pour discuter des questions au point de dépasser le temps prévu pour sa fin.

A partir du moment où les questions importantes sont discutées ; il est inutile de retenir les participants pour qu’ils restent pour d’autres questions non importantes. Cela conduit toujours au mécontentement et les membres essaient de trouver quelque chose qu’ils peuvent utiliser comme une distraction. Cela peut générer de gros problèmes surtout lorsqu’une section de membres commence à huer et à murmurer, ce qui est bien sûr un signe d’irrespect. Bien que ces problèmes de réunions, s’ils ne sont pas gérés, ils causeront des problèmes à long terme.

3) Monopolisation de la réunion

C’est une norme courante dans les réunions relativement importantes où un individu décide de prendre le contrôle de toute la réunion en essayant de faire croire qu’il comprend les questions plus que quiconque. Ces personnes ont tendance à dominer les discussions en donnant peu ou pas de temps aux autres membres également pour contribuer ou faire valoir leurs points de vue.

Le problème avec les réunions monopolisées, c’est qu’elles donnent aux autres membres un sentiment d’infériorité étant donné que dans la plupart des cas. Ils aiment intimider les autres membres pour qu’ils ne contribuent pas et s’ils contribuent, ils peuvent finir par étouffer leurs contributions.

4) Manque de concentration

Un autre problème qui survient généralement dans les réunions est un manque de concentration claire. Avant de convoquer une réunion, il est toujours important de s’assurer qu’il y a un ordre du jour clair, qui devrait par la suite être suivi jusqu’à ce dernier.

Cependant, vous constatez que dans la plupart des cas, les modérateurs détournent habituellement les questions principales et se lancent dans des questions personnelles, des digressions et des sujets hors sujet. Cela, par conséquent, montre qu’il y aurait peu ou pas de direction pour cette réunion et donc l’idée principale sera perdue. Si cela se produit, les participants essaieront également de trouver un moyen de faire face à ce manque de concentration, par exemple en éteignant leur esprit et en commençant à penser à d’autres choses. Cela réduit l’efficacité de la réunion et, dans une large mesure, minimise les chances d’atteindre le résultat souhaitable de cette réunion particulière.