Et si vous externalisiez la rédaction de vos comptes rendus de CSE ?

Le droit du travail a récemment été réformé par ordonnances en date du 22 septembre 2017, concernant les instances représentatives du personnel. Il accordait en effet auparavant aux employés salariés de nombreuses possibilités de représentation auprès de leur direction qui ont fusionné afin de n’en former plus qu’une seule : le CSE, Conseil Social et Économique. Il remplace de fait les DP, Délégués du Personnel, le CE, Comité d’Entreprise, ainsi que le CHSCT, Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail. Il est constitué de représentants du personnel dont le nombre dépend de l’effectif de l’entreprise et élus pour une durée maximale de 4 années.

Les attributions du CSE

Tout d’abord, il convient de savoir que le CSE se réunit conjointement avec l’employeur une fois par mois, sauf cas exceptionnel et/ou urgent où il peut tout à fait demander à être reçu hors réunions programmées à l’avance. Une réunion regroupe alors l’employeur, assisté de trois de ses collaborateurs, les membres titulaires du CSE, ou leurs suppléants dans le cas où ils ne seraient pas disponibles, ainsi que les représentants syndicaux le cas échéant. Concernant le représentant syndical, il faut savoir qu’il fait de droit partie du CSE dans les entreprises de moins de 300 salariés. L’ordre du jour a été établi en amont par l’employeur et le secrétaire du CSE, ou le représentant qui en endosse le rôle en l’absence de secrétaire dédié.

Après émargement de la feuille de présence, la réunion commence et toutes les questions présentes à l’ordre du jour sont alors traitées. Le Code du Travail impose que la réunion soit retranscrite sous forme de procès-verbal. Il existe aujourd’hui la possibilité d’externaliser la rédaction de votre compte rendu de CSE, nous reviendrons dessus dans les lignes qui suivent, cette possibilité offerte par la loi présentant de très nombreux avantages.

Pourquoi externaliser la rédaction des procès-verbaux de réunion ?

Comme nous l’évoquions juste au-dessus, c’est une disposition récemment offerte par le Code du Travail. Elle présente de très nombreux avantages, au premier rang desquels décharger le ou la secrétaire de la prise de notes au cours de la réunion, il peut alors y participer de façon plus active et endosser pleinement le rôle de représentant du personnel pour lequel il a été élu.

Enregistrement et prise de notes

Il existe plusieurs façons de procéder :

• Enregistrer vous-même la réunion à l’aide d’un simple dictaphone ou via une appli de visioconférence et ensuite transmettre cet enregistrement à la société que vous aurez choisie pour rédiger vos comptes-rendus.
• Accueillir un rédacteur physiquement au sein de la réunion du CSE : il prend alors tout en charge, des notes jusqu’à la récupération de l’ordre du jour, de la feuille d’émargement et autres. Il quitte ainsi la réunion avec en main tout ce dont il a besoin pour rédiger le procès-verbal. Il sera notamment apte à attribuer chaque parole au bon interlocuteur.
• Opter pour la présence du rédacteur via un système de visioconférence, ce qui se rapproche tout à fait de la solution précédente.

Différentes options de comptes rendus

Il vous est en effet possible de choisir le type de compte rendu, plus ou moins exhaustif, qui vous sera livré. D’une retranscription in extenso qui restituera l’intégralité de ce qui s’est dit au cours de la réunion, jusqu’à une synthèse classique qui ne reprend que les informations primordiales abordées au cours de la réunion du CSE. Une courte synthèse peut aussi vous être proposée : très pratique, elle reprend les informations les plus pertinentes et permet d’informer les salariés dès la fin de la réunion, mais elle ne peut en aucun cas tenir lieu de PV.