Une présentation PowerPoint percutante : ce qu’il faut faire ou pas

Pour qu’une présentation PowerPoint soit percutante, il est nécessaire de bien se préparer. Vous devez par exemple bien connaître votre auditoire et définir clairement les objectifs de la présentation. Vous saurez ainsi comment structurer le support visuel pour transmettre votre message afin de convaincre et de garder l’attention de vos interlocuteurs. Lors de la structuration ou de la réalisation du support visuel, c’est-à-dire le fichier PowerPoint ou PPT, certains détails peuvent faire toute la différence et rendre votre présentation intéressante et percutante. D’autres détails, au contraire, peuvent rendre votre présentation ennuyeuse et sans impact sur vos interlocuteurs. Découvrez ces choses à faire ou non lors de création d’une présentation PowerPoint.

Utilisez des images et des graphiques de haute qualité

La présentation PowerPoint est avant tout une présentation visuelle que vous accompagnerez avec vos explications à l’oral. Étant donné que votre audience vous suit à travers ce support visuel projeté, il est nécessaire d’y utiliser des images et des graphiques de qualité. Ceci rend votre présentation plus attrayante et captivante sur le plan visuel. Si vos interlocuteurs aperçoivent des images floues en raison de l’agrandissement ou des graphiques qui ne sont pas lisibles à distance, certains risquent de ne pas accorder du crédit au travail effectué. Les images et graphiques de mauvaise qualité peuvent également altérer le ressenti de votre auditoire par rapport à votre présentation.

Les images renforcent votre discours. Si elles sont de bonne qualité, pertinentes et utilisées à bon escient, elles appuieront et illustreront parfaitement votre discours. Les graphiques jouent également le même rôle. Surtout s’il s’agit de données chiffrées ou des statistiques, ils prouvent la légitimité des arguments que vous exposez. Vos interlocuteurs ont plus de facilité à comprendre le message que vous transmettez puisqu’il est porté ou associé à des éléments visuels.

Les images et graphiques dynamisent en quelque sorte votre présentation. Cependant, gardez-vous d’utiliser n’importe quelle image téléchargée sur internet. Certaines images sont soumises à des droits d’auteurs qu’il faut acquérir au préalable. D’autres, libres de droits et disponibles sur des banques d’images, sont déjà trop utilisées et n’ont plus aucun impact. Pour créer une présentation d’exception avec des images ou graphiques de haute qualité, il vaut mieux passer par une agence PowerPoint qui en est capable. En plus de vous trouver des images qui correspondent à votre message et vos objectifs, les spécialistes d’une telle agence vous aideront également pour qu’elles aient le même style dans tout le support. Votre présentation restera ainsi cohérente sur le plan visuel de la première à la dernière diapositive.

Ne surchargez pas vos diapositives de texte

Pour conserver l’intérêt et l’attention de votre audience du début jusqu’à la fin, optez pour des diapositives avec une quantité minimale de texte. L’idéal est de développer une seule idée par diapositive. Cela facilite la compréhension et la mémorisation des grandes lignes de votre discours pour votre public.

Il est donc déconseillé, si vous souhaitez faire une présentation PowerPoint percutante, de créer seulement quelques diapositives avec des paragraphes ou une grande quantité de données ou de textes. À la place, créez plusieurs pages avec des textes courts et concis. Privilégiez les listes à puces pour faciliter la lecture des pages à vos interlocuteurs.

Optez surtout pour des polices sans Serif. Elles sont plus lisibles à distance. Veuillez également choisir une taille de police permettant de déchiffrer parfaitement votre texte de loin. Dans vos textes courts et concis, faites la chasse aux fautes d’orthographe et/ou de conjugaison. Malgré des informations pertinentes et une typographie percutante, la présence de fautes d’orthographe diminue la qualité de votre présentation. N’hésitez donc pas à vous servir du module de vérification des fautes d’orthographe dans le menu « Révision » de l’interface du logiciel PowerPoint.

Utilisez des animations et des effets de transition

Une présentation PowerPoint qui comprend uniquement des textes risque d’endormir votre auditoire. Les slides seront monotones, pas d’éléments visuels nouveaux, mobiles et/ou attractifs. Pour éviter cette situation et apporter une touche particulière à votre présentation, pensez à faire usage des animations et des effets de transitions en plus des images et graphiques de haute qualité.

L’utilisation des animations et effets de transition permet de rendre une présentation PowerPoint plus dynamique et percutante. Avec cette astuce, vous avez plus de chance de capter et de maintenir l’attention de votre public du premier au dernier slide. Ils vont s’attendre à quelque chose de nouveau à chaque page. Les effets de transition fluidifient surtout le passage d’une diapositive à l’autre. Ils permettent également de mettre en avant une image ou un graphique par rapport à l’ensemble du contenu.

Retenez cependant que l’utilisation de ces éléments visuels nécessite quelques précautions. Leur catalogue disponible sur le logiciel PowerPoint est en effet bien fourni. Certains effets ont tendance à perturber la lecture de la diapositive sur laquelle il est utilisé. Vous devez donc faire attention pour choisir une animation ou un effet de transition qui soutient votre discours plutôt que de camoufler des éléments de la diapositive. Veillez également à ce que l’élément visuel utilisé ait un rapport avec votre contenu et apporte un réel bénéficie à votre présentation.

Vous devez par ailleurs éviter d’exagérer dans l’utilisation de ces animations et effets de transition. Trop d’animations ou d’effets risquent de surcharger ou de ralentir votre présentation. D’autre part, les éléments visuels (images, animations, graphiques, effets…) ajoutés augmenteront la taille du fichier PPT.

Ne lisez pas directement à partir de vos diapositives

Au cours de la présentation de votre travail, ne vous mettez pas à lire chaque texte de chaque diapositive. Un fichier PowerPoint est un support visuel de présentation orale et non un prompteur. Les diapositives projetées sur l’écran sont normalement destinées à votre auditoire pour que ses membres puissent bien vous suivre.

Vous devez donc mettre dans le contenu des pages seulement les grands points, les grandes lignes ou les informations clés de votre discours. Cela facilite la transmission du message et vous facilite également la tâche une fois devant le public. Ces différents éléments insérés vous serviront en effet de repère ou de base pour construire un exposé riche et pertinent. Vous pouvez vous référer quelques fois à un graphique ou à un texte projeté à l’écran, mais pas à tout bout de champ.

Si vous devez lire directement votre discours à partir de vos diapositives, cela rendra votre présentation monotone et ennuyeuse. Vous n’apporterez rien de nouveau à l’auditoire qui attend de plus amples explications ou des arguments de vous. Vos différents interlocuteurs vont plutôt se concentrer sur la lecture de vos slides plutôt que sur votre personnalité. Retenez donc que le contenu des diapositives ne doit servir que de guide ou de repère lors du déroulement.

Entraînez-vous à donner votre présentation à l’avance

Plusieurs entraînements ou répétitions sont nécessaires pour faire une présentation PowerPoint percutante. Ils vous permettent d’être véritablement prêt pour transmettre votre message et atteindre vos objectifs. Concrètement, les entraînements à l’avance vous aident par exemple à :

• gérer le stress,
• apprendre à ne pas lire seulement ou directement votre discours sur les diapositives,
• travailler votre éloquence,
• travailler l’enchaînement des idées…

Ces entraînements permettent également de mieux maîtriser ou de s’habituer au déroulement de la présentation, notamment les différents points importants à développer. Si la phase d’entraînement est bien faite, vous vous sentirez à l’aise devant le public. Vous pourrez alors gérer facilement votre présentation, parler au-delà des textes, images ou graphiques tout en restant cohérent et logique. En remarquant que vous maîtrisez votre sujet et la situation, votre public sera plus attentif au message que vous lui transmettrez. Cette phase d’entraînement vous évite d’autre part de vous emmêler les pinceaux le jour J. Grâce aux répétitions, vous connaîtrez tous les raccourcis de clavier importants à utiliser, leur rôle et quand les utiliser. Il s’agit entre autres de :

• la touche F5 qui permet de commencer la présentation PowerPoint,
• la touche S qui sert à mettre en pause,
• les flèches permettant d’afficher la diapositive suivante ou précédente,
• la touche Echap dont le rôle est d’arrêter la présentation…

Vous vous habituerez à leur utilisation, surtout si c’est votre première présentation devant un public avec un diaporama en mode manuel. Si comptez plutôt utiliser un pointeur laser PowerPoint, un présentateur sans fil ou un stylet, c’est également le moment de vous habituer à son utilisation. Le fait de s’entraîner à l’avance donne particulièrement le temps de bien paramétrer son diaporama PowerPoint.

N’oubliez pas de répéter le timing de votre présentation

Le respect du timing d’une présentation est très important pour avoir de bonnes appréciations du public. Faites donc le nécessaire pour le respecter au niveau de chaque diapositive et sur l’ensemble de la présentation PowerPoint en général. Il est généralement conseillé de préparer un discours court, bien structuré, cohérent et logique. Cependant, selon les circonstances, vous pouvez opter pour un long développement. Veillez toutefois à ce qu’il ne soit pas ennuyeux ou plat.

Lors de la préparation du support visuel de l’exposé, fixez au besoin le temps d’affichage d’une diapositive. Définissez également la vitesse de lecture des animations et la durée des effets de transition. Ces éléments visuels peuvent prendre beaucoup de temps. C’est pour cette raison qu’il est conseillé d’en utiliser peu. Travaillez aussi le développement de vos pensées sur chaque slide. Vous devez passer votre message en peu de temps, car la durée moyenne de l’attention de l’Homme en général est estimée à environ 8 secondes. Vous pouvez faire des essais de présentation devant un proche qui garde un chrono. À la fin, il vous dira si votre présentation PowerPoint est percutante et combien de temps vous avez mis pour le développement.