Augmentez votre satisfaction client : un agent virtuel pour traiter vos appels

En France, 75 % des consommateurs optent pour les appels téléphoniques lorsqu’ils ont besoin d’avoir des réponses rapides de la part d’une entreprise. Pour les sociétés, cela implique que leur support client doit garantir une entière disponibilité et une prise en charge immédiate des requêtes de leurs clients. Pour y parvenir, nul besoin d’augmenter la taille de votre équipe. Optez pour un agent virtuel pour traiter vos appels et profitez de nombreux avantages.

Comment fonctionne un agent virtuel pour les appels du service clientèle ?

Un agent virtuel de traitement des appels du service clientèle fait partie d’une prestation plus complète qui permet d’automatiser l’accueil téléphonique des clients. Ce service est assuré par un outil digital qui est doté d’une intelligence artificielle (IA). Il réceptionne les appels entrants et qualifie les besoins des consommateurs. Les échanges téléphoniques sont assurés par des agents virtuels très intelligents dotés d’une synthèse vocale naturelle.

Un agent virtuel de traitement des appels est une solution permettant de prendre en charge immédiatement les sollicitations téléphoniques de vos clients. Il leur évite ainsi de tomber sur le répondeur ou d’être mis en attente. Par exemple, un agent virtuel comme Reecall fonctionne sur la base de scénarios préalablement configurés sur l’outil digital. Il se sert également des bases de connaissances qui y sont intégrées. Les processus de traitement des appels utilisent une technologie d’apprentissage (RPA) qui permet à l’assistant de s’adapter à chaque situation et de s’améliorer dans le temps.

Au cours de chaque appel, l’agent virtuel tague les sujets abordés par le client en fonction des scénarios prédéfinis. Il qualifie les besoins et les traite automatiquement quand ils sont simples. Pour les requêtes complexes, l’assistant virtuel prend les informations nécessaires en vue d’un rappel. Il assigne par ailleurs les tâches aux agents habilités à les traiter. Pour une prise en charge immédiate, l’agent virtuel effectue un transfert contextuel afin de faciliter la tâche à votre équipe.

Les cas d’usage d’un agent virtuel pour le service clientèle

Outre le fait d’améliorer la disponibilité du service client de votre entreprise, un agent virtuel offre une grande praticité à votre équipe. Il rend de nombreuses tâches bien plus faciles pour le support clientèle. C’est également un outil qui peut être déployé dans divers domaines d’activité (immobilier, tourisme, e-commerce, service et consulting, etc.). L’agent virtuel pour le traitement des appels du service clientèle peut être utilisé pour :

• l’administration des ventes,
• le suivi des commandes,
• la gestion des réservations,
• l’automatisation du CSAT.

Ces fonctionnalités s’ajoutent aux différentes prestations liées au service de support illimité qu’il fournit. On peut noter notamment la gestion des questions liées à la FAQ et la prise en charge des préoccupations les plus récurrentes des clients. Le CSAT automatisé met en place un processus digital qui évalue et suit systématiquement la satisfaction de la clientèle après chaque échange téléphonique. Cette fonctionnalité vous permet par exemple de piloter plus facilement l’évolution de votre relation client.

En ce qui concerne la gestion des réservations, l’outil de traitement des appels du support service permet de gérer plusieurs tâches sans intervention humaine. Il s’occupe de manière autonome des prises de rendez-vous, des demandes de modification ou d’annulation de commandes ainsi que les réservations. En matière d’administration de ventes, l’assistant virtuel peut prendre en charge les demandes de devis, les demandes de partenariat ainsi que l’enregistrement des commandes et leur suivi.

Les avantages de l’utilisation d’un agent virtuel pour le service clientèle

L’utilisation d’un agent virtuel pour traiter les appels du service clientèle est une solution qui apporte de nombreux bénéfices aux entreprises et à leurs clients.

Un gain de productivité impressionnant grâce à l’agent virtuel

L’agent virtuel pour le service clientèle soulage votre équipe de nombreuses tâches récurrentes qui peuvent devenir ennuyeuses. En milieu professionnel, il est prouvé que les collaborateurs qui exécutent des missions à faible valeur ajoutée ont tendance à devenir moins productifs avec le temps. Avec un assistant virtuel, les tâches les plus simples sont automatisées, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur des activités plus importantes.

Vos agents feront ainsi preuve d’une meilleure implication dans leur travail. Ils optimisent la gestion de leur temps et gagnent en efficacité. L’outil digital leur permet de connaître le contexte de chaque appel et des démarches à mener avant d’entamer la discussion avec le client. Il offre également une grande praticité, car vous pouvez l’intégrer à vos différents outils de gestion.

Une grande satisfaction de votre clientèle

Les agents virtuels ont été développés dans le but d’offrir aux consommateurs une expérience client irréprochable. Cette solution leur garantit une disponibilité 24/7 et un traitement rapide de leurs requêtes. Quel que soit le volume de sollicitations que reçoit votre support clientèle, le traitement automatique des appels lui permet de tout gérer instantanément. Les clients sont rassurés quand ils savent qu’ils peuvent obtenir des solutions à leurs préoccupations en temps réel.

De plus, c’est un facteur qui influence leur décision d’achat. Votre entreprise gagnera en notoriété. La fidélisation de la clientèle et la conquête de nouveaux clients deviennent par ailleurs plus faciles. Avec un agent virtuel performant, vous pouvez profiter d’une fonctionnalité supplémentaire qui vous permet de contrôler le retour sur investissement de votre centre de contact.

Une baisse des coûts de gestion du support client

Avec l’automatisation du traitement des appels du support clientèle, vous boostez votre productivité sans avoir besoin d’augmenter votre équipe. Cette solution permet de maîtriser les coûts liés à la relation client et d’économiser jusqu’à 50 % de vos dépenses. L’installation d’un logiciel de gestion des appels entrants est en effet moins coûteuse que les charges salariales d’une équipe qui doit garantir l’astreinte téléphonique sur le long terme.

Comment former votre agent virtuel pour qu’il soit le plus efficace possible ?

Pour qu’un agent virtuel soit efficace, vous devez faire une bonne configuration des scénarios de traitement. Pour cela, l’entreprise doit préparer le déploiement de l’outil en créant des processus sur mesure et parfaitement adaptés à votre activité. Vous devez alors définir concrètement vos besoins en vous basant sur les situations auxquelles votre personnel est généralement confronté.

Classez également les problèmes selon leur degré de complexité afin de préciser ceux qui peuvent être directement pris en charge par l’agent virtuel. Pour chaque situation, prenez le soin de créer un scénario précis et concis qui facilite les échanges entre le client et l’IA communicationnelle. Enrichissez également les bases de connaissances de l’outil et faites une mise à niveau régulière.