Mon CSE vient de dépasser les 153 000 € de budget. Que faire pour ma comptabilité ?

Effectivement, vos obligations comptables viennent de changer du fait de ce changement de seuil. La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie a renforcé les obligations comptables des comités d’entreprise, et notamment pour ceux dont les ressources dépassent les 153 000 € (budget AEP et ASC confondus).

Notamment ce que le législateur appelle les « Moyens CSE » ont l’obligation de tenir une compta d’engagement et de faire réviser leurs comptes par un expert-comptable.

Nous allons voir dans cet article les solutions qui s’offrent à vous : les logiciels spécialisés pour les CSE, avoir recours à un Expert-Comptable et une nouvelle solution proposée par le prestataire EKIPEA qui allie les deux avec une plateforme pour la gestion et la comptabilité du CSE qui propose un niveau de service innovant et qui mérite de s’y intéresser.

Rappel des obligations comptables des CSE

Depuis 2015, tous les CSE sont dans l’obligation :

• de tenir une comptabilité,
• de désigner un trésorier,
• de rendre compte de leur activité auprès de l’ensemble des élus, des salariés,
• de présenter leurs comptes et un rapport de gestion auprès de la Direction.

Les obligations du CSE en matière de comptabilité dépendent aussi de la taille du comité. Pour faire simple et concret, si votre CSE dépasse les 153 000 € de subventions en cumulé entre les ASC et les AEP, vous avez l’obligation de tenir une compta d’engagement. En dessous de ce seuil, le CSE peut se contenter d’une comptabilité dite recettes / dépenses (ou comptabilité simplifiée). Les plus gros CSE (bilan de plus de 1.55 Millions d’Euros, ou ressources supérieures à 3.1 Millions d’Euros) doivent de plus faire certifier leurs comptes par un Commissaire Aux Comptes (CAC).

Les comptes du CSE sont présentés aux élus titulaires et doivent être approuvés lors d’une réunion plénière spécifique dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.

A noter que l’employeur, s’il a le droit d’examiner les comptes, ne peut cependant pas voter durant la session plénière.

Quelles solutions pour ma compta de CSE ?

Il n’y a pas de réponse universelle. Cela va dépendre aussi des activités organisées par le CSE. Si vous dépassez les 153 000 € de budget, il est fort probable que vous organisez différentes activités (billetterie, chèques vacances, sorties, voyages, remboursements d’activités sportives ou de prestations pour les enfants des salariés, …).

Dans ce cas, il est important de considérer la comptabilité dans une solution intégrée avec la gestion de vos ASC. Les logiciels CSE du marché proposent tous des modules de gestion des activités (réservations, commandes, subventions, stocks, quotas, …) plus ou moins élaborés ou riches en fonctionnalités. En général, cette gestion des activités est également disponible en ligne sur un site web ou une application mobile. Vos salariés pourront s’inscrire, réserver, commander, … et même payer. Evidemment tout cela en générant les écritures comptables associées !

Attention toutefois à bien vérifier les schémas comptables qui sont mis en place.

Néanmoins, si les écritures des ventes sont pour la plupart générées en automatique depuis les modules gestion, il vous restera quand même toutes les factures fournisseurs à saisir. Egalement, à gérer tous les cas particuliers qui surviennent dans la vraie vie : rejet de chèque sur un bordereau, avoir sur une facture, erreur de moyen de paiement, échéancier de prélèvement interrompus, …

Une fois toutes ces opérations saisies, vient le moment des contrôles et des arrachages de cheveux :

• le lettrage pour pointer les règlements par rapport aux factures ;
• le rapprochement bancaire pour vérifier la banque par rapport au relevé de compte bancaire.

Bref ade travail. Et surtout pas toujours simple quand on n’est pas comptable de métier !

Dans tous les cas, il faudra quoi qu’il en soit faire réviser vos comptes par un Expert-Comptable. Le coût dépendra évidemment de ce que vous avez préparé en amont. Le budget à prévoir peut varier sur une échelle de 1 à 10 … en fonction du volume de travail, de la qualité de votre préparation, du périmètre (avec présentation ou non ? en visio ou en présentiel ? préparation ou non du rapport de gestion ?) … mais aussi des cabinets.

N’hésitez pas à faire marcher la concurrence.

Si je prenais simplement un Expert-Comptable ?

Evidemment si vous n’optez pas pour un Logiciel CSE dédié, car vous n’en avez pas le besoin, vous pouvez parfaitement gérer les quelques activités du CSE sous Excel par exemple.

Attention toutefois à bien choisir un Expert-Comptable spécialisé auprès des CSE. En effet, la comptabilité des CSE est très particulière avec cette séparation des deux budgets AEP et ASC et une présentation des comptes très spécifique. Cette présentation a d’ailleurs fait l’objet d’un règlement de l’ANC (Autorité des Normes Comptables).

Assurez-vous que votre Expert-Comptable va bien respecter cette présentation. Enfin, si vous n’êtes pas comptable de métier, assurez-vous bien dans la lettre de mission que vous allez confier à votre Expert-Comptable, qu’il va bien assurer la présentation des comptes en réunion plénière, en visio ou en présentiel, c’est à vous de choisir.

Une solution très innovante sur le marché

Le métier d’éditeur de logiciel CSE et d’Expert-Comptable est très différent ; chacun s’occupant de sa propre partie et c’est bien normal. Il existe évidemment des partenariats entre les différents acteurs, mais chacun restant clairement indépendant dans sa mission première.

Une nouvelle solution portée par la société EKIPEA (les anciens fondateurs d’123CE) a émergé en 2018 avec une approche nouvelle : un logiciel partagé.

L’idée est de proposer un « package de services » comprenant un logiciel CSE avec toutes les fonctionnalités classiques, mais aussi et surtout un service d’accompagnement, en l’occurrence une coékipière (véritable salarié administratif du CSE externalisé) et un Expert-Comptable partenaire qui révise et clôture les comptes.

L’intérêt pour les CSE est double :

• un gain de temps et de sérénité : la coékipière s’occupe de toutes les tâches fastidieuses et chronophages de back office (comme le ferait une salariée administrative) ;
• un prix compétitif, car la plateforme intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour faire gagner du temps à l’Expert-Comptable, et notamment la génération de la plaquette et des annexes. Le coût de l’Expert-Comptable est donc très optimisé. Evidemment les dossiers présentés à l’Expert-Comptable ont été préparés par le Coékipier.

Comme on vient de le voir, il n’y a pas de solution unique, mais bien des solutions qui seront plus ou moins adaptées en fonction du contexte de chacun.