La gratification d’un stagiaire dans une entreprise

Vous effectuez un stage dans une entreprise ? Sachez que vous pouvez avoir droit à une gratification. Cette dernière peut être facultative ou obligatoire selon quelques conditions. Nous allons découvrir dans cet article à quel moment le stagiaire bénéficie de cet avantage.

Quand est-ce que la gratification est-elle obligatoire ?

Tout employeur accueillant un stagiaire pour un stage de plus de 2 mois doit obligatoirement le rémunérer. Que vous effectuiez un stage dans une entreprise, dans des établissements de santé, au sein des collectivités territoriales, auprès des associations, au sein des administrations publiques ou dans tout autre organisme d’accueil, vous avez droit à une gratification dès que la durée de votre présence au sein d’un établissement dépasse les 2 mois au cours d’une année. Une somme vous sera donc versée par mois à partir du premier jour du premier mois de stage. Les entreprises peuvent se fier à un simulateur en ligne pour le calcul de la gratification stage. L’outil pourra déterminer le montant de la rémunération mensuelle, le montant total de la gratification et le montant à verser en cas de lissage.

Le calcul de la durée du stage

Le stagiaire perçoit une gratification si la durée du stage au sein d’une entreprise est supérieure à 2 mois, qu’elle soit consécutive ou non au cours d’une année universitaire ou scolaire. La durée de stage est déterminée selon la présence du stagiaire. Un mois de stage équivaut à 22 jours de présence pour 7 heures/ jour. Le stagiaire travaille donc 154 heures par mois. Pour bénéficier d’une gratification, il doit alors effectuer 309 heures de présence consécutive ou non.

Le montant minimal de la gratification

La rémunération du stagiaire est déterminée par accord professionnel étendu ou par convention de branche. Si ces derniers sont absents, le montant minimal de la gratification est égal à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit 4,05 € pour cette année 2023. La rémunération que va percevoir le stagiaire dépend de ses heures de présence et doit être mentionnée dans la convention de stage. Ce montant est versé au stagiaire pour couvrir ses frais de transport, d’hébergement et de restauration.

Le paiement de la gratification

La gratification doit être versée mensuellement, mais non en fin de stage. Pour cela, l’entreprise a le choix entre :

• un versement mensuel en fonction du nombre d’heures réalisées par le stagiaire ;
• un versement mensuel identique en réalisant un lissage pour déterminer le montant dû pour la totalité du stage.

Cette rémunération est-elle soumise à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales ?

La gratification réceptionnée par le stagiaire n’est pas soumise à la cotisation sociale si le montant ne dépasse pas les 15 % du PHSS. En revanche, si la gratification est supérieure au montant minimal légal fixé, un calcul sera effectué pour déterminer le montant de la cotisation et de la contribution de sécurité sociale. Le stagiaire ne paye pas d’impôt si le montant qu’il perçoit ne dépasse pas le SMIC ou le salaire minimum autorisé par la loi en France.

Certaines formations ne bénéficient pas de la franchise de cotisations. On peut citer :

• les notaires stagiaires ;
• les greffiers stagiaires ;
• les huissiers stagiaires ;
• les géomètres-experts stagiaires ;
• les professeurs des écoles stagiaires ; 
• les animateurs stagiaires.

Les droits à la retraite du stagiaire

Les stagiaires qui bénéficient de la gratification minimale ne bénéficient pas de droit à la retraite, car ils ne participent pas aux cotisations à l’assurance vieillesse obligatoire. En revanche, ils peuvent effectuer une demande afin que leurs périodes de stage soient prises en compte. Cependant, ils doivent verser des cotisations limitées pour deux trimestres de retraite. Cette demande de versement doit être adressée à la caisse chargée de l’assurance vieillesse dans un délai de 2 ans maximum après la fin du stage. Le montant à verser pour un trimestre correspond à 12 % de la valeur mensuelle du plafond de la Sécurité sociale.

Quand faut-il établir un bulletin de paie ?

L’entreprise doit établir un bulletin de paie dès que la gratification dépasse la limite du montant minimal légal, car cela entraîne le versement de cotisations. Dans le cas contraire, aucun document particulier ne sera obligatoire. L’entreprise devra juste faire signer un reçu au stagiaire pour prouver que le versement a été effectué.

La cantine et les titres-restaurant

Tous les stagiaires bénéficient des mêmes avantages que les salariés de l’entreprise en matière de cantine et de transport. Ils bénéficient des mêmes conditions que les employés, même ceux qui sont en stage de moins de 2 mois. Les repas pris par le stagiaire ne sont pas intégrés dans la recette de cotisations s’ils ne sont pas pris en charge en totalité par l’entreprise. 

La gratification facultative

La gratification est facultative si le stage dure moins de 2 mois. Celle-ci est exonérée de toutes cotisations sociales si elle ne dépasse pas le montant de la franchise.