5 bonnes raisons d’adopter un logiciel de gestion de projet !

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet où toutes les parties prenantes du projet saisissent leurs données et téléchargent leurs documents sur un portail centralisé peut aider à résoudre un tas de problèmes. Toutes les décisions prises par les cadres supérieurs peuvent être communiquées via la solution de gestion de projet. Et, s’il y a une sorte de malentendu, il peut être effacé en quelques clics.

Les avantages

1. Des échanges d’informations efficaces

Le partage d’informations via FTP ou e-mail, y compris les pièces jointes PDF ou Excel sans fin, peut être source d’erreurs. En adoptant un logiciel de gestion de projet, vous partagez la bonne information avec la bonne personne et vous agirez pour vous assurer que la tâche est terminée. Par conséquent, un logiciel de gestion de projet agit comme un système central sécurisé et vérifiable, où tous les intervenants du projet peuvent mettre à jour leurs feuilles de temps, listes de tâches, feuilles de calcul, tableaux Kanban ou simplement laisser des commentaires. Ainsi, en veillant à ce que toutes les informations sur les projets se trouvent sur un système central unique accessible à tous, vous pourrez agir efficacement et rapidement.

2. Surmonter la taille du fichier ainsi que les problèmes de compatibilité

La production et le partage de documents est un autre aspect de la gestion de projet. Selon la taille et la portée du projet, une variété de documents de toutes tailles, formes et formats sont produits. Un projet bien géré est un projet bien documenté. En mettant tous les détails du projet sur papier, le chef de projet impose implicitement un accord entre toutes les parties impliquées. Cela évite toute confusion et résout tout conflit éventuel.

Un logiciel de gestion de projet peut stocker des documents sans fin, indépendamment de leur taille et de leurs problèmes de compatibilité, tout en les suivant par date, version et auteur. Ainsi, contribuant à plus de responsabilités.

3. Gagnez du temps

En tant que chef de projet travaillant avec beaucoup de documents, il peut être fastidieux de les suivre et de les fouiller le moment venu ! Si une organisation n’a pas de logiciel de gestion de projet en place, la recherche du bon document au bon moment est comme marcher dans un labyrinthe sans fin, ce qui fait perdre beaucoup de temps. Plus souvent, sans logiciel de gestion de projet, les documents sont partagés à l’aide de courriels, de lecteurs internes et d’archives papier. Le temps consacré à la recherche et au suivi des documents peut être dépensé ailleurs pour un travail de grande valeur.

Un logiciel de gestion de projet offre un système centralisé de téléchargement et de partage de documents avec un historique complet des versions qui suit tous les changements. Ainsi, gagner du temps et permettre au chef de projet de faire un travail de grande valeur comme la planification ou l’allocation des ressources.

4. Sécuriser vos projets

Certains projets peuvent être. Gérer un projet en utilisant des feuilles Excel, Word et PowerPoint et les partager par e-mail et communiquer autour d’eux par e-mail peut non seulement être source de confusion, mais aussi des informations importantes peuvent être divulguées par accident. Par exemple, si quelqu’un a transféré l’e-mail accidentellement à une personne non autorisée, cela peut compromettre le projet.

Ainsi, il est préférable d’utiliser un logiciel de gestion de projet où toutes les informations sont sur un portail en ligne sécurisé et centralisé accessible uniquement aux personnes impliquées dans le projet.

5. Évitez les litiges concernant des données incorrectes, des documents non livrés ou des décisions imprécises

Des litiges ou des conflits d’intérêts peuvent survenir en raison de données incorrectes, de documents non livrés ou de décisions imprécises lorsque toutes les communications sont effectuées par courrier électronique ou simplement verbalement. Et, lorsque des différences surviennent, il peut être fastidieux de chercher dans les champs de recherche et dans les journaux de transmission un courriel particulier qui contient les bonnes informations.