Comment augmenter la productivité de vos réunions ?

À l’ère de la transformation digitale et du management à distance, l’optimisation de la productivité des réunions d’entreprises est devenue une nécessité. Toutefois, 48 % des employés considèrent ces dernières comme improductives. De ce fait, pour que vos réunions d’entreprises soient efficaces, vous devez choisir le local idéal pour le faire. Il est également important de mettre en place une bonne stratégie d’attaque.

Comment choisir une salle de réunion ?

Pour augmenter la productivité de vos réunions, vous devez choisir une salle de réunion en fonction de l’évènement à préparer. Dans ce contexte, vous pouvez trouver les meilleurs locaux sur la plateforme Officeriders.

Un séminaire d’entreprise

C’est un évènement essentiel dans la vie d’une entreprise. Il existe plusieurs types de séminaires d’entreprise, à savoir :

• le séminaire pédagogique ;
• le séminaire de cohésion et de motivation ;
• le séminaire d’intégration ;
• le séminaire de direction.

Le but de ce type d’évènement est de :

• renforcer la cohésion d’équipe ;
• briser la glace entre les cadres et les autres collaborateurs ;
• favoriser l’échange entre les employés ;
• mettre en avant la créativité des participants ;
• optimiser le sentiment d’appartenance à la société ;
• familiariser les nouvelles recrues.

Le séminaire d’entreprise est une réunion de travail intégrant de nombreuses activités intellectuelles et sportives. Par conséquent, vous devez choisir une grande salle de réunion pouvant accueillir tous les participants. De plus, cette dernière doit être modulable. En d’autres termes, vous devez pouvoir agencer les mobiliers en fonction de vos besoins.

Une formation

Dans ce cas, choisissez la salle de réunion en fonction du type de la formation, des objectifs voulus et du nombre de participants. À noter que vous devez opter pour un local à la fois :

• bien équipé : la salle de réunion doit intégrer tous les matériaux nécessaires pour mener à bien la formation (projecteur, accès à Internet, micros, tableau blanc, écran, chaises, etc.) ;
• confortable : la salle de réunion doit être bien aérée et conviviale.

Une assemblée générale

Une assemblée générale est un évènement dans laquelle les associés et les partenaires prennent des décisions ensemble. Lors du choix du local, vous devez prendre en compte :

• les matériels nécessaires (table de conférence, chaises, projecteur, accès à Internet, etc.) ;
• le nombre de participants ;
• la durée de l’assemblée générale.

Un congrès ou une conférence

Une conférence est un évènement où les employés se réunissent pour se débattre d’un sujet précis. S’il y a de nombreuses personnes, on parle alors de congrès. Pour ce type d’évènement, vous devez louer une salle de conférence équipée de tous les matériels nécessaires à cet effet.

Pourquoi louer une salle de réunion ?

Pour augmenter la productivité de vos réunions, il est plus judicieux de sortir de vos bureaux et de louer un local dédié à cet effet. Cela permet :

• d’apaiser le stress engendré par le travail ;
• d’améliorer le partage entre les collaborateurs ;
• de susciter la curiosité des employés.

Comment améliorer la productivité de vos réunions ?

À part la location des salles, voici quelques conseils à prendre en compte :

Préparation au préalable

Pour que la réunion soit productive, évitez à tout prix l’improvisation. Il est primordial de faire une préparation au préalable. Dans ce contexte, il faut définir à l’avance vos objectifs et établir la liste des points essentiels à aborder.

Utilisation des outils collaboratifs

Il existe des outils collaboratifs qui vous permettent de parfaire votre réunion. Cela inclut le partage des informations, les sondages, les challenges et les votes en temps réel.

Optimisation de l’interactivité

L’interactivité est un point essentiel pour la réussite d’une réunion d’entreprises. De ce fait, vous devez privilégier les échanges libres et constructifs.