Comment choisir la meilleure imprimante pour vos besoins de bureau

Le choix parfois écrasant d’imprimantes disponibles peut rendre difficile le choix de l’unité qui profitera aux utilisateurs dans les bureaux et qui satisfera le service comptable. Nous explorons ici les points clés que vous devez prendre en compte pour choisir l’imprimante parfaite pour votre bureau.

Fonctions nécessaires

La première étape consiste à déterminer les fonctions que vous exigerez de l’imprimante. La plupart des imprimantes multifonctions modernes sont capables d’effectuer des tâches d’impression, de copie, de numérisation et de télécopie, bien que leur prix soit souvent plus élevé que celui d’un appareil à responsabilité unique. Déterminez la probabilité et la régularité avec lesquelles vous utiliserez les fonctions de copie, de numérisation et de télécopie, car il peut être plus rentable d’esquiver une imprimante multifonction en faveur d’un investissement dans une unité spécialisée à usage unique.

Options de connectivité

Vous devrez tenir compte des options de connectivité de votre imprimante parfaite et du nombre/types de périphériques qui seront utilisés en tandem avec l’unité. Si vous recherchez une imprimante en réseau pouvant prendre en charge 10 connexions PC sans fil, il est important de vérifier qu’il s’agit d’une imprimante réseau robuste.

Si votre bureau utilise un certain nombre de produits Apple, il peut être préférable de sélectionner une imprimante prenant en charge le service AirPrint d’Apple qui permet une utilisation intuitive sur les iPads, les iPods et les Macbooks.

En revanche, si l’imprimante est prévue pour être utilisée avec une seule unité, il peut être plus rentable d’investir dans une imprimante avec une simple connectivité USB.

Demandes de volume de sortie

Optimiser votre choix d’imprimante au volume de sortie nécessaire peut vous aider à sélectionner l’unité la mieux adaptée aux besoins de votre bureau. Estimez la production mensuelle actuelle du bureau et comparez-la aux cycles d’utilisation mensuels des imprimantes que vous envisagez. Si votre bureau imprime 10 000 feuilles par mois, il est inadapté de sélectionner une imprimante dont le cycle d’utilisation mensuel est inférieur à ce montant.

Investir dans la vitesse de page par minute des imprimantes peut également vous aider à identifier les imprimantes qui seraient les mieux adaptées aux environnements qui nécessitent une grande production imprimée immédiate.

En outre, il est important de vérifier la capacité du bac à papier. Il est peu probable que votre équipe s’éprenne d’une imprimante qu’elle doit recharger plus d’une fois par jour ; sélectionnez donc une imprimante dont la capacité du bac correspond à votre production quotidienne typique.

Type d’encre

Différentes formes de production imprimée bénéficient de différents types d’encre, il est donc important d’optimiser votre choix en fonction de votre production. Les imprimantes qui utilisent des encres monochromes sont souvent l’option la plus abordable pour les bureaux qui n’ont besoin que d’impressions en noir et blanc de rapports et de documents officiels.

Les encres laser couleur peuvent aider à soutenir un bureau qui a besoin d’impressions en couleur sans avoir besoin d’une sortie photoréaliste et brillante. Les imprimantes 

utilisant la technologie jet d’encre sont souvent les mieux adaptées aux entreprises qui ont besoin de photoréalisme, comme les médias et les sociétés d’édition.

Un dernier mot sur la budgétisation

Lorsque vous budgétez une imprimante, il est important de prendre en compte les coûts à long terme ainsi que les dépenses immédiates. Les consommables tels que l’encre et le toner devront être achetés sur une base semi-régulière, de sorte qu’il peut s’avérer plus rentable à long terme d’acheter une imprimante plus chère soutenue par des encres plus abordables.

En outre, les imprimantes écoénergétiques peuvent aider à réduire la quantité d’électricité utilisée par l’appareil à long terme – réduisant ainsi les factures d’électricité (et bénéficiant à l’environnement).