Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des flux de travail pour votre organisation ?

Un système de gestion des flux de travail (WMS) est un outil logiciel utilisé pour simplifier les processus commerciaux quotidiens et les rendre efficaces. Il représente une plateforme virtuelle pour contenir des données qui sont automatiquement acheminées vers un chemin séquentiel de tâches jusqu’à ce qu’elles soient entièrement traitées.

Impliquer les membres de l’équipe dans le choix du logiciel de flux de travail

Souvent, la personne qui achète le logiciel de flux de travail n’est pas celle qui doit l’utiliser quotidiennement. Il n’est donc pas étonnant qu’elle finisse par se rendre compte que la solution ne convient pas à l’équipe. N’oubliez pas que l’outil de workflow que vous choisissez doit essentiellement être conçu pour les personnes qui l’utiliseront fréquemment. Dans l’idéal, vous devriez disposer d’un outil développé de A à Z pour répondre aux besoins des utilisateurs. Si, toutefois, vous ne pouvez pas développer un système par vous-même, vous devriez impliquer votre équipe lors du choix d’une solution de flux de travail basée sur le cloud.

Une fois que vous avez réuni tout le monde, expliquez comment votre entreprise devrait fonctionner avec le logiciel de flux de travail proposé. Gardez à l’esprit que quelque chose qui est joli n’est pas nécessairement bon sur le plan fonctionnel. Une solution peut avoir une interface utilisateur attrayante, mais elle peut ne pas offrir ce que votre équipe souhaite. Si cela se produit, la productivité diminue et le flux de travail en souffre. Pour éviter cette situation, encouragez toutes les parties prenantes à partager leurs points de vue et leurs idées concernant la solution proposée. Dites à votre équipe de signaler tout pépin dans le logiciel et ce qui est nécessaire pour l’ajuster afin de répondre à leurs besoins. La discussion autour du logiciel de flux de travail vous aidera à mieux comprendre les frustrations liées au flux de travail existant.

Au lieu de résister aux critiques, essayez d’identifier les points douloureux spécifiques qui font regretter aux membres de votre équipe leur choix de logiciel.

Éléments de conception

Lorsque vous envisagez différentes solutions de gestion du flux de travail, veillez à comparer les éléments de conception offerts par chacune d’elles. Il existe des plateformes flexibles qui vous permettent de construire des formulaires web personnalisés et de créer vos propres modèles. Votre objectif doit être d’opter pour une solution qui offre un maximum de personnalisation. Parmi les caractéristiques communes qui mettent l’accent sur la personnalisation du flux de travail, citons le concepteur de formulaires WYSIWIG et le concepteur de flux de travail intuitif et sans code, entre autres.

Une personne n’ayant pas de connaissances en programmation ne peut pas gérer les complexités liées à la conception de la plateforme, comme le codage. Les éléments de conception énoncés ci-dessus vous permettent de personnaliser le flux de travail en effectuant des manipulations simples par le biais du glisser-déposer et d’autres outils directs, tandis que toutes les choses complexes sont prises en charge par le système en arrière-plan.

Considérez la flexibilité de la plate-forme pour les intégrations futures

Votre système de flux de travail est déjà dépassé s’il a des problèmes d’intégration avec d’autres outils logiciels. Les intégrations ne sont plus seulement une fonctionnalité agréable à avoir dans les progiciels de flux de travail. Elles sont devenues l’une des considérations les plus cruciales pour l’achat d’une solution de workflow. La gestion du flux de travail n’est pas non plus un processus indépendant. Elle doit s’intégrer facilement à votre CMS, votre messagerie, votre calendrier, votre logiciel de comptabilité, etc. pour permettre une circulation fluide des documents, des flux de trésorerie, des ventes, des rapports, des contacts, etc.

De plus, rien n’est constant dans ce monde qui change rapidement, et donc les besoins de votre entreprise ne cessent d’évoluer. Le logiciel de gestion des flux de travail que vous sélectionnez doit être suffisamment flexible pour faciliter toute intégration future dont votre entreprise a besoin.

Considérez l’efficacité de la fonction de contrôle d’accès

Lorsque vous avez des informations sensibles sur vos systèmes, comme des rapports financiers, vous devez administrer des contrôles stricts sur ce que les utilisateurs peuvent voir et modifier. Ce que vous devez rechercher, c’est une plateforme qui offre un contrôle d’accès basé sur les rôles. Bien que toutes les solutions soient dotées de cette fonctionnalité, toutes les plateformes ne réagissent pas bien lorsque vous apportez des modifications rapides au contrôle d’accès. Pendant la démo et le processus d’essai, assurez-vous que les demandes historiques ne sont pas affectées et que la fonctionnalité fonctionne efficacement lorsque vous apportez des modifications au contrôle d’accès.

Prêtez une attention particulière aux fonctionnalités de rapport

Le suivi des performances est sans aucun doute l’une des fonctions les plus importantes de toute organisation. Si vous voulez vraiment constater des améliorations notables de la productivité, vous aurez besoin d’une solution dotée de solides fonctionnalités de reporting. Plus précisément, recherchez un système de gestion des flux de travail qui offre une fonction de reporting basée sur les indicateurs clés de performance. Cela devrait vous permettre d’identifier rapidement les goulots d’étranglement et de savoir sur quoi vous concentrer. De plus, les rapports basés sur les KPI créent un sentiment de compétition entre les employés impliqués dans le flux de travail, ce qui entraîne une augmentation supplémentaire de la productivité.