Comment conserver les documents comptables en entreprise?

Les documents comptables figurent parmi les pièces importantes pour une entreprise. Ils doivent être tenus soigneusement, car cela fait partie de la bonne gestion d’une entreprise. Comme les documents d’une entreprise peuvent s’accumuler au fil des années, un bon système de conservation des documents est nécessaire pour éviter leur perte ou leur dégradation. Ainsi, vous devrez savoir comment les conserver et les trier de manière convenable. Conserver ces documents est utile en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Quels sont les documents comptables essentiels ?

Pour avoir une comptabilité conforme, il faut que vous connaissiez les détails des pièces à collecter. Une société à en effet l’obligation de tenir des comptes réguliers. Voici quelques documents comptables principaux obligatoires :

• les comptes annuels qui sont composés de trois documents : le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe ;
• les livres comptables qui mettent à jour les flux financiers de l’entreprise et comportent les documents suivants : le journal comptable et le grand livre comptable ;
• les pièces justificatives, une sorte de preuves sur certaines informations sur les autres documents comptables. Il s’agit des factures, des bons de commande ou de livraison…

Comment conserver les documents comptables ?

En général, ceci n’est pas règlementé par la loi. De plus, la conservation des documents comptables varie selon la nature des pièces à conserver. 

La conservation des bons de livraison et pièces justificatives comptables

Les pièces suivantes doivent être conservées pendant 10 ans suivant la clôture de l’exercice :

• bons de commandes/ bons de livraisons émis ou reçus ;
• factures clients/ fournisseurs ;
• pièces bancaires (relevés, talons de chèques, remises de chèques…)

La conservation des pièces comptables 

Les pièces comptables concernent les documents qui mentionnent une transaction commerciale ou financière dans une entreprise. Ces pièces doivent être gardées pendant 10 ans dans la société. Ce sont : 

• les livres comptables ;
• les documents comptables d’enregistrement des opérations ;
• les éléments de suivi comptable, de gestion de stocks ;
• les comptes annuels.

La conservation des documents juridiques de l’entreprise

Ces documents juridiques se conservent pendant 6 ans à compter de leur rédaction. Ce sont :

• le registre spécial des procès-verbaux ;
• les rapports de gestion rédigés par le représentant légal ;
• les rapports des commissaires aux comptes.

Les archives de l’entreprise

Tous les documents comptables seront remis à un expert-comptable, afin d’assurer un bon suivi et une bonne révision de votre comptabilité. Ensuite, vous pouvez les archiver dans les bureaux de votre entreprise, en les rangeant dans des cartons, des classeurs, etc. Ainsi, en cas de contrôle de l’administration fiscale, vous pouvez les remettre facilement de manière ordonnée et chronologique. 

L’archivage électronique de vos documents comptables

Il s’agit de la comptabilité dématérialisée, qui est un système de sauvegarde des données sur votre ordinateur. L’archivage électronique consiste à conserver vos documents numérisés pour être facilement accessibles au moment voulu. Ce sont par exemple, les factures, les contrats ou les notes de frais. Vous pouvez aller sur ce lien découvrez comment mettre en place un système d’archivage électronique.