Comment faire un échéancier?

L’échéancier est un document permettant aux comptables et aux chefs de projets de savoir tout ce que l’entreprise doit faire, payer ou recevoir à une date donnée. En effet, il existe différents types d’échéanciers tels que l’échéancier de prêt, l’échéancier de projet et l’échéancier de paiement. Afin de créer efficacement un échéancier, le responsable de traitement se doit d’enregistrer toutes les informations nécessaires, par exemple, le montant du prêt, la date de la facture, le délai de paiement, etc. Si vous avez encore du mal à établir un échéancier, voici tous les renseignements que vous devez avoir.

Qu’est-ce qu’un échéancier?

C’est un livre, un registre permettant de savoir ce qui doit être fait à différentes dates, notamment en ce qui concerne les dettes ou les comptes débiteurs. C’est aussi un ensemble d’échéances, de délai de paiement qu’il faut respecter : il est difficile de déterminer les objectifs à long terme de l’échéancier. En d’autres termes, c’est un calendrier  montrant le travail impliqué dans un projet, un plan ou un portefeuille. Il s’agit d’un document dynamique créé et maintenu tout au long du cycle de vie.

Il existe principalement trois types d’échéanciers :

• L’échéancier de prêt ;
• L’échéancier de paiement ;
• L’échéancier de projet.

Un échéancier a pour but de connaitre tout ce l’entreprise doit faire, payer et recevoir à une date donnée. En effet, ce document constitue une liste exhaustive des dettes, des créances et des tâches de l’entreprise à une date donnée.

Echéancier de paiement : ce qu’il faut savoir

Qu’est-ce qu’un échéancier de paiement ?

Afin de régler les factures EDF, des échéanciers de paiement seront envoyés aux clients mensuels et exploités sur la base d’estimations ou d’historiques de votre consommation annuelle. Il vous indique le montant et la date du retrait chaque mois. Après paiement du dernier versement, vous recevrez une facture de régularisation correspondant à la différence entre le montant que vous avez réellement dépensé et le montant que vous avez déjà payé.

Étapes à respecter dans un échéancier de paiement

Cette fonction est utilisée pour configurer et modifier les conditions de date d’échéance. Cela n’a de sens que si vous avez saisi la date d’échéance des factures clients ou des factures fournisseurs. La saisie de la date de péremption s’achève pendant la période d’écriture comptable. Si vous sélectionnez dans les paramètres du fichier, le logiciel vous demandera automatiquement de saisir les dates des différentes dates de paiement.

Créer un échéancier de paiement garantissant les intérêts de chaque partie

• Le délai plus court permet aux créanciers de l’entreprise d’être remboursés dans les meilleurs délais, sans pour autant souffrir d’un décalage de trésorerie.
• Un plan réaliste : Il n’est pas nécessaire d’imposer des délais que le débiteur ne peut respecter, dans ce cas, la solution est vouée à l’échec. Il s’agit de considérer les prévisions financières du débiteur pour déterminer un plan de remboursement réaliste.

Quelques conseils pour réussir la solution adoptée

• Un premier paiement est requis pour exécuter le plan. Cela permet de prouver la sincérité du débiteur.
• S’opposer résolument aux clients défaillants et fixer des délais au plus tôt dans le cadre des possibilités financières du débiteur. Le délai plus court rend le débiteur vigilant sur ses obligations. En ce qui vous concerne, vous pouvez percevoir des paiements plus régulièrement et réduire le risque de défaut.
• L’accord amiable doit être formellement signé par écrit. Ce document peut être utilisé non seulement comme référence pour les litiges ultérieurs, mais également comme preuve lors d’un litige. Vous pouvez également demander au débiteur d’encaisser tous les chèques et d’indiquer une date avant une autre échéance.

Tout au long de l’échéancier, veillez à suivre les paiements de vos débiteurs. À la moindre anomalie, il faut réagir rapidement, peut-être par voie de litige.

Échéancier de projet : comment le mettre en place ?

Les Étapes de construction de l’échéancier

• Énumérer les étapes du projet et définir les échéances

Tout d’abord, divisez le travail en tâches et attribuez clairement les responsabilités. Ensuite, l’ajout d’une date de début et d’une date d’échéance vous aidera à estimer le temps requis pour chaque étape.

• Organiser les tâches

Quelles tâches doivent être effectuées en premier ? L’un d’entre eux dépend-il de l’accomplissement d’autres tâches ? Quelle sera la dernière étape ? En répondant à ces questions, vous pourrez trier vos tâches.

• Partager l’échéancier

Partagez la chronologie de votre projet avec vos collègues. Ensuite, toute l’équipe s’accorde sur le plan et les responsabilités du projet, ce qui favorise l’approbation de toutes les parties prenantes.

• Vérifier l’évolution du projet

Suivez les progrès de votre équipe et assurez-vous que tout le monde atteint ses objectifs comme prévu et termine les tâches à temps. Publiez des mises à jour de statut lorsque des jalons sont atteints pour tenir votre équipe informée des derniers développements et leur rappeler les changements possibles.

Les outils pour construire l’échéancier de projet

Le chef de projet peut utiliser de nombreux types d’outils pour créer et gérer son échéancier de projet.

• La feuille de calcul Excel (ou des versions gratuites comme OpenOffice ou LibreOffice) est un outil facile à utiliser, principalement parce que toutes les personnes impliquées dans le projet le connaissent. Il est très facile de mettre en place une table pour gérer le planning. Il existe même des modèles de planification pratiques. L’avantage est que chaque participant sait utiliser le tableur. Cependant, bien que la feuille de calcul soit facile à utiliser et à configurer, c’est sans doute l’outil le moins efficace. Il s’agit principalement d’un outil hors ligne et il n’est pas facile de partager efficacement les informations et les mises à jour des fichiers.
• Le diagramme de Gantt est un outil complet, mais sans doute le plus difficile à maîtriser. Ce diagramme fournit une vue détaillée du projet et des tâches associées. Chacun peut facilement vérifier les différentes tâches, leur durée, leurs dépendances et leurs managers, et peut facilement mettre en évidence le chemin critique du projet. Bien qu’il s’agisse d’un outil efficace, il faut généralement du temps pour s’adapter à l’équipe. Mais une fois les outils en place, le chef de projet peut utiliser un outil de gestion particulièrement efficace.
• Enfin, l’utilisation de calendrier en ligne peut résoudre le problème du partage d’informations. Chaque intervenant peut y accéder, et les informations en ligne seront visibles en temps réel. Deux organisations sont possibles. La première est de créer un calendrier pour chacun, les chefs de projet n’ont qu’à les consulter pour comprendre la charge de travail et les délais attendus. La seconde consiste à créer un calendrier unique pour le projet, avec les tâches et les délais correspondants. L’avantage est que vous pouvez comparer les plannings de différents projets pour optimiser l’utilisation des ressources, qui peuvent être basculées d’un projet à l’autre selon les besoins.