Comment garder en sécurité des documents professionnels sensibles ?

La protection des documents confidentiels est un enjeu crucial pour les entreprises en raison des risques liés à la divulgation de ces derniers. En effet, de nombreux entrepreneurs ont dû mettre les clés sous la porte parce qu’une information préjudiciable a fuité maladroitement. De plus, l’avènement des processus de digitalisation et de dématérialisation n’a pas facilité les choses avec leur corollaire de piratage et d’espionnage. Comment sécuriser vos données ?

Stockez vos documents sensibles dans un coffre-fort

Autrefois appelé huche, le coffre-fort est un meuble qui sert à protéger toute sorte d’objets contre le vol ou d’un accident tel que les incendies ou l’intrusion d’eau. Depuis le Moyen Âge, cette armoire sécurisée a évolué grâce notamment aux matériaux utilisés dans sa conception, mais aussi au système de serrure employé.

Aujourd’hui, il existe une gamme très variée de coffres-forts en fonction des paliers de sécurisation correspondant respectivement aux objets à protéger. Ainsi, on distingue les modèles adaptés aux objets de petites valeurs, des modèles agréés et des modèles appropriés aux endroits tels que les hôtels, les cabinets de notaire et autres.

Ce qui justifie principalement le succès des coffres-forts professionnels dans la sécurisation des biens est le caractère quasi inviolable de ces meubles. Ils permettent en effet de conserver vos documents sensibles dans un endroit auquel vous seul pouvez avoir accès. De plus, lorsque le choix est effectué de manière adéquate, les effractions sont couvertes par votre compagnie d’assurance. Celle-ci prend en charge les dégâts en fonctions des clauses contractuelles qui vous lient.

Créez une copie de sauvegarde de vos documents

La sauvegarde de document équivaut à l’enregistrement de données dans un endroit autre que celui où elles devraient normalement l’être. Cela permet de les garder en sécurité, mais aussi de garantir leur accessibilité en cas de perte ou de vol. Ainsi, la sauvegarde de documents peut s’effectuer sur un support amovible ou sur une plateforme de partage de fichiers. Il faut noter que chacune de ces deux options présente ses avantages, mais également des limites.

En effet, l’enregistrement sur une clé USB ou un disque dur externe permet d’y accéder hors ligne. En revanche, ce type de support peut s’égarer facilement. De plus, ils ne peuvent pas être consultés partout et en tout moment. En revanche, les plateformes de partage de données sont accessibles partout, depuis n’importe quel terminal, à partir du moment où vous insérez votre identifiant et un mot de passe correct. En revanche, la connexion internet est requise pour ce type d’accès.

Gardez vos mots de passe et vos informations de connexion confidentielles

Les informations de connexion et les mots de passe sont les éléments qui protègent l’accès à vos comptes. Il est important de les garder confidentiels, car toute personne qui les découvre peut accéder à vos informations personnelles et à toutes vos données, y compris parfois vos comptes en banque.

Par ailleurs, il est préférable d’avoir plusieurs mots de passe et de les varier en fonction de la plateforme sur laquelle vous vous inscrivez. En effet, lorsque le mot de passe est le même sur tous vos comptes, le piratage de l’un d’entre eux ouvre l’accès à tous les autres. Ce qui pourrait porter gravement atteinte à votre sécurité et à celle de vos informations confidentielles.

Toutefois, la fiabilité de la mémoire n’étant pas absolue, vous devez garder vos informations dans un endroit sécurisé. L’une des options les plus faciles consiste à les retranscrire sur papier et à les garder dans un coffre-fort au bureau ou à la banque, mais il existe également des solutions numériques qui vous permettent de maintenir ces informations à l’abri du piratage.

Utilisez un logiciel de cryptage pour protéger vos fichiers

Le cryptage de données correspond à une solution informatique d’inviolabilité des informations chiffrées. Il consiste à mettre en place un codage des informations dans un langage incompréhensible à une personne extérieure tant que celle-ci ne dispose pas d’une clé de décryptage. Cela permet de protéger les données de votre entreprise contre tout accès, au-delà même du vol. Les processus de chiffrement peuvent prendre en compte un fichier, un dossier ou tout un disque de lecture. Cela dépend de vos besoins et de la quantité de données à crypter.

Par ailleurs, les solutions qui permettent de chiffrer des informations sont de deux ordres. Vous pouvez utiliser un logiciel installé sur votre propre disque ou faire appel à une solution externe. Cette dernière option consiste à utiliser un logiciel basé sur un serveur autre que celui de votre entreprise. Dans ce cas, la société qui vous fournit ses services est garante de la sécurité de vos données.

Déchiquetez tous les documents avant de les jeter

Les poubelles d’entreprises sont réputées pour contenir des informations exploitables par la concurrence ou la presse. Cela s’explique simplement par l’encombrement des bureaux, par la paperasse que les salariés cherchent constamment à éviter. En effet, même si votre société dispose d’une archive où vous stockez tous les documents importants, il vous arrivera de vous débarrasser d’une partie pour éviter l’entassement lorsqu’ils deviennent gênants.

Or, vous ne pouvez pas toujours vous assurer du caractère de toutes les informations contenues sur ses pages que vous jetez à la poubelle. C’est à ce moment qu’intervient la déchiqueteuse. Il s’agit d’une machine équipée d’un moteur, de lames et d’un réservoir qui découpe les pages en si petits morceaux qu’il est pratiquement impossible ou tout au moins très fastidieux de les reconstituer. Cela permet de se débarrasser de manière sécurisée des documents qui peuvent porter préjudice malgré leur inutilité. Par ailleurs, cette pratique est également plus écologique parce qu’elle facilite le recyclage du papier et réduit les déchets déposés dans la nature.

Sauvegarde de documents : soyez attentif aux escroqueries en ligne

Le piratage informatique est l’une des menaces les plus pesantes sur les entreprises en raison de la forte digitalisation de leurs structures. En effet, ces processus qui permettent de faciliter la gestion et la productivité des sociétés ont cet inconvénient d’être favorables au vol d’informations par des tiers.

Toutefois, lorsque les installations sont suffisamment sécurisées et que vous avez mis en place les pare-feu nécessaires, vos données sont relativement sécurisées. Cependant, il est important d’y veiller constamment puisque les hackers sont dans la recherche permanente de solutions de piratage pouvant donner accès aux systèmes de sécurité les plus renforcés. Par ailleurs, vous devez contrôler la fiabilité des sites internet que vous visitez depuis votre terminal. La plupart des attaques proviennent des sites douteux qui proposent généralement des contenus surréalistes.