Comment parler aux clients des paiements en retard

Les tentatives de recouvrement des paiements en retard peuvent naturellement entraîner la consternation : Bien que l’économie d’aujourd’hui se soit redressée en termes d’emploi depuis la crise financière de 2008, les gens se débattent toujours avec des salaires plats, et il peut être difficile de faire des paiements à temps.

Dans le même temps, les entreprises doivent encaisser l’argent qui leur est dû sur une base fiable – surtout si elles sont des PME.

Alors, comment les propriétaires d’entreprises doivent-ils parler aux clients des retards de paiement pour résoudre les problèmes rapidement et efficacement d’une manière qui laisse les deux parties satisfaites ?

Soyez cordial, surtout au début

Soyez amical envers le client. Non seulement vous voulez qu’il paie, mais vous voulez aussi qu’il revienne pour des services/produits à l’avenir. Même si vous pensez qu’un appel direct au client en retard de paiement est le meilleur moyen d’attirer son attention, envisagez d’envoyer des lettres de retard de paiement au début. Celles-ci peuvent sembler moins combatives et se présenter comme un rappel amical. Souvent, les clients ne veulent pas ne pas payer, ils ont juste oublié.

Essayer d’être flexible avec le client

Les gens ont des difficultés financières de temps en temps, et à moins que vous ne soyez né avec une cuillère en argent dans la bouche, vous avez probablement eu affaire à eux aussi à un moment donné. Proposer aux clients en retard de paiement des plans d’échelonnement, c’est-à-dire leur permettre de payer un certain montant par mois jusqu’à ce que tout soit couvert, est quelque chose que vous pourriez envisager.

Empathiser et obtenir un engagement

S’efforcer de comprendre pourquoi le client n’a pas encore payé. Si c’est simplement parce qu’ils ont oublié, alors votre problème est très probablement résolu. Cependant, si c’est parce qu’il n’a littéralement pas l’argent sur son compte bancaire, essayez de l’amener à s’engager à payer à une certaine date quand il le pourra. Essayez d’être compréhensif et de résoudre le problème dès que cela est raisonnablement possible.

Essayer d’autres méthodes de contact lorsqu’une seule ne fonctionne pas

Les relevés et factures écrits, qu’ils soient mis à disposition par courrier postal ou électronique, sont excellents au début. Cependant, si cela ne fonctionne pas, essayez de les appeler. En d’autres termes, augmentez et maintenez la communication. Une persistance polie peut très certainement porter ses fruits.

Rester calme et recueilli

Si le paiement n’est pas effectué dans un délai raisonnable – disons, après l’envoi d’une lettre de rappel – préparez-vous à être calme et recueilli lorsque vous passez un appel téléphonique. Bien que de nombreux clients en retard de paiement répondent poliment, vous devez être prêt à tout, notamment à une réaction de colère. Tenez bon, mais faites-le d’une manière qui souligne l’empathie, la compréhension et la confiance.

Soyez organisé

Assurez-vous de tout suivre, comme la date à laquelle le service ou le produit initial a été fourni, la date à laquelle le client n’a pas effectué le premier paiement, et combien de fois (et comment) vous l’avez contacté pour tenter de récupérer le paiement. Si vous appelez, ayez ces informations à portée de main pour pouvoir les consulter au cas où le client ferait une réclamation non fondée sur des faits ou chercherait simplement à obtenir des détails.

Instituer des pénalités/intérêts

Instituer des frais de pénalité, comme des intérêts ou des frais de retard, peut aider à appliquer la pression nécessaire pour recevoir votre paiement plus tôt que tard. Veillez à clarifier vos taux d’intérêt ou de frais avec votre avocat, en vous assurant que vous êtes en conformité avec les lois qui varient d’un État à l’autre. Cela doit bien sûr être précisé au client dès le départ sous forme écrite lorsqu’il reçoit le service ou le produit.

Savoir quand remettre les choses à une agence de recouvrement

Si vous avez épuisé toutes les options et que les conseils susmentionnés ont échoué, il est peut-être temps d’utiliser les services d’une agence de recouvrement. Les agences de recouvrement servent de médiateurs entre les deux parties lorsque l’objectif est de résoudre les problèmes de retard de paiement de la manière la plus indolore possible. En tant que petite ou moyenne entreprise, vous transférez en fait le fardeau à une tierce partie. Mais avant de le faire, essayez de résoudre le problème par vous-même. Règle générale : Attendez au moins 30 jours avant de soumettre des comptes en souffrance à une agence de recouvrement.

Ne vous sentez pas coupable

Ne vous sentez jamais coupable. Après tout, vous avez respecté votre part du marché. C’est maintenant au client de payer. Cela ne signifie pas pour autant que vous ne pouvez pas leur lâcher du lest en faisant preuve d’un peu de souplesse lorsque cela est possible.

Le recouvrement des impayés peut parfois sembler délicat. Vous devez trouver le juste équilibre entre la politesse envers le client et le fait de rester sur vos positions pour vous assurer d’être payé à un moment donné (le plus tôt possible).

Les paiements en retard sont souvent le fruit d’un travail de longue haleine.