Comment prévoir ses dépenses ?

Lorsque vous préparez un business plan, vous devrez estimer les frais que vous allez rencontrer. Voici un guide qui vous aidera à prévoir au mieux les dépenses dans votre business plan et qui en dévoile les étapes importantes.

Recensez toutes vos dépenses

Les dépenses correspondent, au sens large, à toutes les sommes que vous allez devoir décaisser au cours de votre projet :

investissements dans des machines, dans du matériel, dans des logiciels, dans un local,

achats de fournitures et de matières premières qui vont servir à la fabrication de vos produits ou de marchandises destinées à être revendues en l’état,

Pour les estimer au mieux et surtout n’en oublier aucune, nous vous conseillons d’utiliser la méthode du brainstorming, d’échanger de manière constante avec vos associés, vos proches, votre réseau professionnel et de vous documenter sur Internet.

Distinguez les charges des immobilisations

Parmi les sommes que vous allez identifier, certaines seront qualifiées de « charges » tandis que d’autres seront des « immobilisations ». Vous devez effectuer cette distinction avec soin car celle-ci est fondamentale : le traitement de chaque dépense dans votre business plan sera différent selon sa nature.

Qu’est-ce qu’une charge ?

Les charges sont des emplois qui vont être consommés immédiatement lors du 1er usage et qui vont, en conséquence, disparaître très rapidement. Il s’agit généralement des achats de matières premières, de fournitures, de marchandises, de frais généraux, des dépenses de personnel, des frais financier et des impôts et taxes.

Les charges viendront directement alimenter le compte de résultat de votre business plan, sans qu’aucun retraitement ne soit nécessaire. Au sein des charges, vous devrez toutefois distinguer celles qui sont fixes (c’est-à-dire celles dont le niveau ne varie pas en fonction de celui de l’activité) de celles qui sont variables (c’est-à-dire celles qui fluctuent à peu près dans les mêmes proportions que le chiffre d’affaires). Cette distinction va vous permettre de calculer votre seuil de rentabilité.

Qu’est-ce qu’une immobilisation ?

Une immobilisation est, à l’inverse d’une charge, une dépense qui ne va pas être consommée immédiatement et qui va servir à votre entreprise pendant plus de douze mois en lui générant, pendant cette période, des avantages financiers. Il s’agit des investissements dont nous vous avons parlés dans la première partie. Certains sont palpables (ils ont une substance physique), on les appelle les immobilisations corporelles (matériel industriel, outillage, matériel de transport, matériel informatique, matériel de bureau, mobilier, ensemble immobilier). Tandis que d’autres ne le sont pas. Dans cette catégorie, on distinguera ceux qui ont une nature financière (immobilisations financières : prêts, caution, dépôt de garantie, participations financières) de ceux qui n’en ont pas (immobilisations incorporelles : logiciel, droit au bail, pas de porte, fonds de commerce, etc.).

Les immobilisations vont devoir être portées à l’actif du bilan de votre business plan. Leur utilisation va générer une usure qui sera constatée par le biais d’amortissements et qui s’étalera sur plusieurs de vos exercices comptables prévisionnels (c’est l’amortissement qui représentera une charge de votre compte de résultat et viendra diminuer la valeur des immobilisations figurant à l’actif du bilan, étant précisé ici que ce sont les amortissements totaux qui doivent figurer dans le bilan).

Remarque : certaines dépenses ne constituent ni des charges, ni des immobilisations. Elles suivront alors un traitement particulier. Il s’agit notamment des remboursements d’emprunts (pour la partie correspondant à l’amortissement du capital), les remboursements d’apports en comptes courants ou le paiement de la TVA. Pour la plupart, elles n’ont qu’un impact en matière de trésorerie. Elles peuvent également en avoir un sur le bilan de fin d’exercice.