Conseils pratiques pour assurer la gestion des documents en entreprise

Les entreprises sont nombreuses à faire face à un vrai défi en termes de stockage et d’accès aux documents. Pourtant, si vous souhaitez améliorer l’efficacité opérationnelle, assurer la conformité aux réglementations, protéger les informations sensibles et faciliter la collaboration au sein de votre société, vous devez garantir une bonne gestion des documents. Cela consiste à administrer de manière organisée et systématique les dossiers au sein de l’entreprise tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur destruction.

Comment assurer une gestion efficace des documents en entreprise ?

Une planification rigoureuse, une sélection appropriée des outils et des technologies et une formation continue des employés sont essentiels pour la conservation des factures en entreprise. Vous pourrez vous assurer que les pratiques de gestion des documents sont suivies correctement.

Classification et organisation

Pour une gestion efficace des documents en entreprise, vous devez adopter les bons systèmes de classification. Pensez à définir une structure hiérarchique pour classer les dossiers. Vous pouvez, par exemple, procéder par type de document, département, projet, etc. Pour étiqueter et organiser les dossiers de manière efficace, utilisez des métadonnées.

Capture de documents

La numérisation est une solution à envisager. Vous pouvez convertir les documents papier en format numérique à l’aide de scanners. Pour capturer automatiquement les documents électroniques (e-mails, formulaires en ligne, etc.), pensez à utiliser des systèmes automatiques.

Stockage

Choisissez entre le stockage local (serveurs internes) ou le stockage cloud. La mise en place des mesures de sécurité est aussi recommandée pour protéger les documents sensibles, comme le chiffrement et les contrôles d’accès.

Accès et récupération

Utilisez des logiciels qui permettent de rechercher, d’accéder et de récupérer facilement des documents. Le mieux est de définir des permissions d’accès basées sur les rôles pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés accèdent à certains documents.

Conservation et destruction

Il est important de :

• définir des politiques claires pour la durée de conservation des documents ;
• mettre en place des processus pour la destruction sécurisée des documents qui ne sont plus nécessaires.

Conformité et audits

Vous devez veiller à ce que la gestion des documents est conforme aux réglementations locales, nationales et sectorielles. Des audits réguliers sont donc indispensables pour s’assurer de la conformité et de l’efficacité des processus de gestion des documents.

Formation et sensibilisation

Une gestion efficace des documents implique la formation des employés sur les meilleures pratiques et les politiques de gestion des dossiers. Il faudra prévoir la mise en place des programmes de sensibilisation pour maintenir un haut niveau de vigilance et de conformité.

Pourquoi externaliser la gestion des documents ?

L’externalisation de la gestion des documents en entreprise consiste à confier à une société tierce la responsabilité de la gestion, de l’organisation, du stockage et de la protection des données. Cette pratique présente plusieurs avantages comme la réduction des coûts. En effet, votre entreprise aura besoin de moins de personnel interne pour gérer les documents sans compter le fait que les fournisseurs de services d’externalisation peuvent offrir des coûts réduits grâce à des économies d’échelle. Par ailleurs, vous aurez accès aux dernières technologies et aux logiciels de gestion de documents sans investissement initial important. À votre service, vous aurez des experts en gestion de documents et en conformité réglementaire.