Découvrez le Print Management et ses avantages

Le print management est la pratique commerciale consistant à surveiller et à suivre l’impression. Celui-ci constitue la manière d’administrer les imprimantes et copieurs. Il englobe plusieurs technologies et les meilleures pratiques pour gérer les périphériques, les sorties d’impression et les coûts. Son objectif est de garantir la sécurité de l’information et l’optimisation des habitudes d’impression dans les environnements professionnels et éducatifs.

Print Management : comment ça marche ?

Le Print Management est le concept consistant à regrouper toutes les impressions via les copieurs, les télécopieurs et les imprimantes traditionnelles sous une seule stratégie afin de gérer et d’optimiser leur utilisation. En fait, il s’agit de regrouper tous vos besoins en matière d’impression sous un même toit et de les rationaliser en une seule stratégie cohérente. Parfois, vous avez besoin de faire intervenir une agence de print management pour y parvenir. Elle met en place une stratégie de print management pour vous aider :

• à gérer l’environnement d’impression de votre entreprise ;
• à optimiser votre infrastructure ;
• à améliorer les processus de flux de travail.

Les enjeux

Le Print Management permet à une organisation de gérer et de contrôler l’impression. Il est certes possible d’installer localement les pilotes d’imprimante sur un poste de travail ou un ordinateur portable, sans avoir recours à un système de gestion d’impression. En l’absence de cette dernière, les utilisateurs finaux ou les administrateurs seraient responsables de la gestion de la configuration des imprimantes locales et des mises à jour des pilotes. Ce processus peut s’avérer long et frustrant. Sans solution de print management, les administrateurs et les responsables de budget n’ont que peu ou pas de visibilité sur les activités et les volumes d’impression. Pour la plupart des grandes entreprises, cela représente un risque en termes de coûts et de sécurité.

Les atouts du Print Management pour l’entreprise

Une stratégie de print management permet de repérer et de supprimer les habitudes d’impression non essentielles des employés et les flux de travail inefficaces. Elle améliore la communication entre les employés en plus de rationaliser l’interconnexion des besoins d’impression d’une entreprise. En d’autres termes, une stratégie de gestion de l’impression permet de savoir précisément la source des pertes d’argent de votre entreprise. Elle vous indique ensuite les moyens de colmater les fuites et d’accélérer les processus à l’aide de méthodes tactiques d’optimisation du temps et, surtout, elle vous montre comment réduire les coûts. L’objectif premier d’une stratégie de gestion de l’impression est de réduire le coût de l’impression. Cela permettra de réduire le gaspillage, de libérer des ressources et des fonds à investir ailleurs. Pourtant, il s’agit aussi de gérer efficacement les données et les informations. Les employés doivent se concentrer sur leur travail. Une entreprise doit être rentable et continuer à se développer. Il est donc essentiel de repérer et d’éliminer les erreurs de communication, les processus inutiles ou inefficaces pour créer un environnement de travail meilleur, plus positif et plus productif pour tous.

Choisir une agence de print management

Idéalement, votre agence de print management doit être un partenaire de confiance. Elle doit pouvoir répondre à tous les besoins de votre entreprise en matière d’impression, allant de la papeterie de marque aux articles de marketing. Une agence de print management professionnelle est en mesure de gérer le processus et de lui consacrer du temps. Depuis le brief initial jusqu’à la livraison de l’impression finale, elle rationalisera ce processus. Elle commence souvent par un audit des processus et des documents produits par votre entreprise. Leur objectif est toujours de créer des imprimés de haute qualité, conformément aux directives de la marque.