La méthode 5s pour assurer l’efficacité sur le lieu de travail

Le 5S est l’un des premiers outils qui peuvent être appliqués dans une entreprise qui s’engage sur la voie de la culture de l’amélioration continue. La mise en œuvre des 5S permet de définir les premières règles pour éliminer les déchets et maintenir un environnement de travail efficace, sûr et propre. Il a été popularisé pour la première fois par Taiichi Ohno, qui a conçu le système de production Toyota, et Shigeo Shingo, qui a également mis en avant le concept de poka-yoke.

La méthodologie des 5S est facile à utiliser pour tout le monde. Elle ne nécessite aucune analyse technique et peut être mise en œuvre à l’échelle mondiale dans tous les types d’entreprises, des usines de fabrication aux bureaux, des petites entreprises aux grandes multinationales – et dans les secteurs privé et public. Sa simplicité, son applicabilité pratique et sa nature visuelle en font une aide intéressante pour les opérateurs, les directeurs et les clients. Pour en savoir plus, lisez cet article.

Pourquoi utiliser la méthodologie des 5S ?

La méthode 5S est l’outil parfait pour identifier les premiers projets d’amélioration dans votre entreprise afin d’éliminer le gaspillage. Bien qu’elle soit parfois considérée comme une technique d’entretien, il s’agit en fait d’un système de gestion novateur qui aide les gens à penser « lean », ouvrant ainsi la voie à l’adoption des principes Lean dans l’organisation. La compréhension de la méthodologie 5S est l’un des fondements des principes Six Sigma, et peut être extrêmement bénéfique pour les organisations de toutes sortes.

Et voici la meilleure partie : la mise en œuvre des 5S est un jeu d’enfant ! Grâce à ce guide logique, vous apprendrez, étape par étape, ce qu’est l’essentiel des 5S, comment concevoir un plan d’action pour la mise en œuvre des 5S et comment utiliser au mieux cet outil puissant pour améliorer la productivité, éliminer les processus inutiles et développer l’ensemble des activités !

Plan de mise en œuvre des 5S

Étape 1 : Comment se porte votre entreprise ?

Les dessins ci-dessus illustrent les avantages que les 5S peuvent apporter à votre entreprise. Avant de commencer, faisons un test. Si vous répondez oui à l’une des questions suivantes, vous trouverez peut-être les 5S vraiment utiles et efficaces :

– Sur votre lieu de travail, les gens ont-ils du mal à trouver des documents ou des fichiers, qu’ils soient sous forme physique ou numérique (la découpe de documents facilitée, grâce à split pdf ) ?

– Y a-t-il des câbles électriques lâches et fléchissants sur le lieu de travail ?

– Y a-t-il des dossiers, des tiroirs et des armoires qui ne sont pas étiquetés ou qui contiennent un contenu non marqué difficile à identifier ?

– L’espace précieux est-il occupé par des objets inutiles ?

– Y a-t-il des papiers sur votre lieu de travail qui ne sont pas utilisés et qui prennent la poussière ?

– Tout le monde sait-il comment organiser le lieu de travail et est-il pleinement conscient de ses rôles et responsabilités ?

Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, les 5S sont peut-être exactement ce qu’il vous faut !

Étape 2 : La méthodologie des 5S : décomposée

Que signifie 5S ?

Le nom 5S fait référence à un ensemble de cinq termes empruntés au japonais, tous commençant par la lettre S lorsqu’ils sont translittérés. Les termes équivalents en anglais commencent également par un S. En substance, ces cinq termes représentent les cinq étapes vers l’excellence opérationnelle et des processus :

– Trier :

Séparer les outils, le matériel et les instructions nécessaires de ceux qui ne le sont pas. Enlever de la zone de travail tout ce qui n’est pas nécessaire.

– Stocker :

Trier et organiser tous les outils, équipements, fichiers, données, matériels et ressources pour les localiser et les utiliser rapidement et facilement. Étiquetez tous les lieux de stockage, les outils et les équipements.

– Faire briller :

Établir de nouvelles normes de propreté. Nettoyer et enlever tous les déchets, la graisse et la saleté. Tout doit être propre, rangé et rangé à sa place. La propreté offre un lieu de travail sûr et rend visibles les problèmes potentiels, par exemple les fuites d’équipement, les pièces détachées, les protections manquantes, la paperasserie ou les matériaux mal fixés.

– Normaliser :

Engager la main-d’œuvre à exécuter systématiquement et quotidiennement les étapes 1, 2 et 3 ci-dessus, afin de maintenir le lieu de travail en parfait état, dans le cadre d’un processus normalisé. Établissez des calendriers et fixez des attentes en matière de respect.

– Maintenir :

Intégrez les 5S dans votre culture et intégrez-les dans la philosophie de l’entreprise. Renforcez l’engagement organisationnel afin que les 5S deviennent une de vos valeurs organisationnelles et que chacun les développe comme une habitude. Intégrez la méthodologie des 5S dans le système de gestion des performances.

Étape 3 : Le plan d’action

Vous pouvez commencer à mettre en œuvre les 5S en formant votre personnel pour qu’il comprenne le système. Cette formation peut être suivie de sessions d’une journée avec chaque employé ou équipe pour s’assurer qu’ils sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la mise en œuvre.

Lors de la première session d’une journée, les employés doivent s’assurer qu’ils sont prêts à satisfaire aux trois premières exigences des 5S :

1. Prenez une photo de l’état actuel de votre lieu de travail.
2. Faites le tri pour séparer tout ce qui est nécessaire et indispensable de ce qui ne l’est pas.
3. Organisez les choses dont vous avez besoin de manière à ce qu’il y ait une place pour tout et que tout ait une place. Vous devriez pouvoir trouver tout ce dont vous avez besoin en quelques secondes seulement.
4. Nettoyez le lieu de travail et débarrassez-vous des choses qui rendent difficile le maintien de la propreté, comme les boîtes sur le sol qui vous empêchent de pouvoir nettoyer toute la surface – étiquetez-les ; rangez-les plutôt dans des tiroirs étiquetés.
5. Préparez un plan d’action pour les objets que vous ne pouvez pas traiter ce jour-là, mais que vous pourrez traiter dans un avenir proche. Il peut s’agir de vendre les articles que vous n’utilisez plus, de les donner, de les recycler ou de les jeter.
6. Prenez une deuxième photo après la journée de travail, pour la revoir.

Étape 4 : Normaliser

Lors de la deuxième séance d’une journée, deux semaines plus tard, les employés doivent prendre la troisième photo et la comparer aux deux premières. De nombreuses organisations mettent en place des audits par les pairs afin de vérifier le respect des principes des 5S et de s’assurer que le plan progresse. Travaillez ensemble pour définir des moyens de normaliser les améliorations au fil du temps : organisez les horaires de nettoyage, définissez les rôles et les responsabilités et préparez des procédures écrites ou des schémas pour aider chacun à se souvenir de ce qu’il doit faire.

Étape 5 : Maintenir

Lors de la troisième session d’une journée, deux mois plus tard, vérifiez l’état de votre lieu de travail et prévoyez un autre examen par les pairs. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les 5S sont maintenues en veillant à ce que les horaires définis soient respectés et que tout le monde suive les procédures.