Les critères de choix d’un logiciel de facturation

Les factures sont des documents importants à ne surtout pas négliger en entreprise. Cependant, leur gestion peut s’avérer complexe compte tenu du nombre d’opérations qu’implique cette tâche. C’est dans cette optique qu’intervient le logiciel de facturation. Comme son nom l’indique, cet outil vient en aide aux entrepreneurs de tous les niveaux dans le but de faciliter leur processus de facturation. Découvrez dans cet article ses critères de choix.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est un programme informatique qui assure une gestion efficace de vos factures. À ce titre, il prend en charge toutes les étapes liées au processus de facturation de votre entreprise. Il s’agit d’une solution entièrement automatisée qui permet de vous faire gagner du temps et d’optimiser vos ressources. Sachez que l’outil centralise l’ensemble des données relatives à vos paiements et à vos encaissements dans un système sécurisé. Il s’occupe généralement de l’édition de vos factures et de vos devis, mais il peut aussi réaliser d’autres tâches comme :

• la réalisation de rapports ;
• la personnalisation de modèles ;
• le suivi des paiements, etc.

Quels sont les critères de choix d’un logiciel de facturation ?

Il faut savoir qu’il existe un grand nombre de logiciels de facturation disponibles sur le marché. Chacun d’eux peut offrir des fonctionnalités différentes. C’est pourquoi il est important de bien vous renseigner à l’avance. Voici les critères à considérer pour bien choisir votre outil :

Les besoins de votre entreprise

Pour commencer, vous devez analyser vos besoins, car toutes les entreprises n’ont pas les mêmes exigences en matière de facturation. C’est de cette manière que vous pouvez déterminer les fonctionnalités indispensables à votre logiciel (édition de factures, visualisation des données, gestion des clients, paramétrages des devis, etc.). Si vous dirigez une petite entreprise, il vous faut un logiciel de facturation avec les fonctionnalités nécessaires pour gérer votre comptabilité et vos devis. Dans le cas contraire, il est préférable de choisir un outil plus complet, notamment un logiciel de gestion commerciale.

L’ergonomie du logiciel

Pour simplifier votre processus de facturation, misez sur la facilité d’utilisation. Autrement dit, votre logiciel doit offrir une interface fluide, ergonomique et intuitive. En seulement quelques clics, vos employés pourront éditer des modèles de facture et les paramétrer pour chaque client ou fournisseur. Dans l’idéal, pensez à tester votre outil avant de conclure l’achat. Certains prestataires peuvent vous proposer un mois d’essai, mais avec des fonctionnalités restreintes. Cela s’avère très utile pour vous faire un avis sur le logiciel.

Le service client

Un autre critère essentiel que vous ne devez pas négliger, c’est le service client. Votre logiciel de facturation doit vous proposer une équipe de support pour vous aider en cas de pépin. Celle-ci doit être capable de répondre à toutes vos questions, mais aussi de vous donner des conseils avisés.

La sécurité

Les données manipulées par le logiciel de facturation sont sensibles. De ce fait, elles doivent être protégées contre les risques de perte et de piratage. C’est pourquoi il est vital d’opter pour un outil qui possède un système de sécurité renforcée. D’autre part, prêtez attention à l’accessibilité du logiciel. Pour ne rater aucune affaire, assurez-vous que vos données soient accessibles en tout lieu sur n’importe quel type de support (téléphone, tablette, ordinateur).

La personnalisation

Si vous voulez réaliser des factures à votre image, tournez-vous vers un logiciel qui peut vous proposer des possibilités de personnalisation. Il doit être en mesure d’y rajouter le logo, les couleurs et les offres promotionnelles de votre entreprise. N’oubliez pas non plus de vérifier la compatibilité avec les autres outils. L’ensemble des logiciels que vous utilisez doit se compléter afin de vous prémunir des risques de double tâche.