L’importance d’utiliser un logiciel de gestion dans un organisme de formation

Le métier de formateur est désormais règlementé par la loi. En plus d’accompagner les stagiaires et de s’occuper de la gestion de l’activité, le formateur est également tenu de stocker tous ses documents. Toutefois, afin de mener à bien les tâches de formation, il est nécessaire d’utiliser un logiciel de gestion, capable de répondre aux besoins de l’organisme. 

Quelles peuvent-être les problématiques dans un organisme de formation ?

Selon une analyse, près de 48 % des centres de formation rencontrent des difficultés dans la gestion de leurs tâches. Par ailleurs, les supports de cours s’avèrent insuffisants pour les stagiaires (pas d’ordinateur ni de connexion internet). C’est pourquoi, 33 % de ces centres ont décidé de suspendre leur activité, à cause de l’insuffisance des ressources pédagogiques et de la défaillance de gestion. Ainsi, si vous souhaitez optimiser la gestion commerciale et administrative de votre centre votre organisme de formation, utilisez un logiciel de gestion adapté à vos besoins. Pour en savoir plus sur la gestion des centres de formation, cliquez sur le lien. 

Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion

Voici les avantages d’utiliser un logiciel de gestion dans un centre de formation :

Un gain de temps 

L’une des plus grandes raisons d’utiliser un logiciel de gestion est qu’il vous permet de gagner du temps. En effet, grâce à ce logiciel, les tâches répétitives seront automatisées et les erreurs dans la rédaction des documents peuvent être évitées. Ainsi, vous pourriez vous concentrer sur d’autres choses plus importantes.

Un suivi de qualité

Pour augmenter votre visibilité, il est primordial d’améliorer votre service. Pour cela, faites un suivi sur la progression de chaque participant. Cela permettra d’évaluer l’évolution de chacun et, en même temps, d’assurer la pérennité de votre organisme de formation. C’est pourquoi, l’utilisation d’un logiciel est nécessaire. L’idéal est d’opter pour un logiciel qui dispose de plusieurs fonctions, capable de créer un programme complet et suivre les différentes activités organisées par l’organisme.

Une amélioration de la communication et du suivi commercial 

Grâce au logiciel de gestion, vous serez en mesure de développer votre activité et vous libérer des tâches administratives. S’il s’agit d’un logiciel plus performant, vous avez l’avantage de bénéficier de plusieurs fonctionnalités, telles que la gestion de la relation client, la gestion des factures, l’envoi des mails, etc. Cela vise à améliorer et à renforcer la communication interne des équipes.

La numérisation des archives 

La conservation des archives peut constituer un vrai dilemme. Par ailleurs, les documents en version papier sont de plus en plus remplacés par la version numérique. Grâce à la numérisation de vos documents dans le Cloud, vous pouvez trouver rapidement le document dont vous avez besoin. 

Comment choisir le bon logiciel de gestion ?

En principe, tous les logiciels de gestion ont été conçus, afin de permettre à votre organisme de formation d’optimiser sa performance et d’améliorer sa gestion. Cependant, si vous voulez gagner en efficacité, misez sur un outil capable de clarifier vos objectifs. De même, vous devez tenir compte des besoins de chaque employé et de chaque stagiaire. La performance et les fonctionnalités du logiciel doivent également être vérifiées. D’autre part, les critères de choix suivants sont également à prendre en compte :

• la simplicité d’utilisation ;
• l’ancienneté de l’outil et sa notoriété ;
• les fonctionnalités proposées ;
• la sécurité ;
• le rapport qualité et prix.

Quelles sont les fonctionnalités d’un bon logiciel de gestion ?

L’idéal est de choisir un logiciel qui propose les fonctionnalités suivantes :

• l’automatisation de toutes les tâches ;
• la mise à disposition des tableaux de bord ;
• l’intégration du processus client complet ;
• l’espace dédié aux personnels, stagiaires et formateurs.