Pourquoi la dématérialisation des documents est-elle importante pour le succès d’une entreprise ?

La dématérialisation des documents constitue un enjeu au centre de la transition digitale d’une société. Il s’agit de l’ensemble des processus de transformation des documents de cette dernière du format physique au format numérique. Il devient possible de traiter, de classer et de conserver les données à l’aide de serveurs informatiques. Nous vous invitons à découvrir pourquoi la dématérialisation des documents est primordiale pour le succès d’une entreprise.

Les avantages de la dématérialisation pour l’entreprise

La dématérialisation est une démarche dans l’air du temps, quel que soit le domaine d’activité de l’entreprise. Comme cela est expliqué par Deltic, il existe aujourd’hui de nombreux outils numériques, tels que les logiciels de facturation qui sont incontournables pour toutes les structures. Les avantages de ces solutions sont multiples.

La réduction de l’empreinte écologique

Il s’agit de l’avantage le plus considérable présenté par la dématérialisation de documents. En utilisant moins de papier, d’encre et d’autres ressources non renouvelables, vous contribuez à la protection de l’environnement.

Le gain d’espace

Grâce à la dématérialisation, vous pouvez gagner énormément de place. Le stockage numérique a par ailleurs nettement évolué depuis son apparition. Nous avons connu les CD, puis les clés USB et, désormais, nous pouvons utiliser les serveurs en ligne. Il est alors possible de louer des espaces de stockage numérique.

Un accès facilité aux données

À l’aide de la dématérialisation des documents professionnels, vous pouvez consulter, modifier, créer et partager des fichiers instantanément. Cela peut également se faire avec qui, quand et où vous le souhaitez. Même si vous ne vous trouvez pas au bureau, vous pouvez ainsi toujours accéder aux informations dont vous avez besoin en ligne. Cette solution favorise de plus une coordination et une organisation plus facile du travail. En simplifiant le traitement des données à distance, elle offre aussi la possibilité de faire du télétravail.

La traçabilité des documents

Par le biais de la dématérialisation, vous évitez de perdre du temps dans la transmission des informations, des données et des documents. À l’aide de cette démarche, il est plus simple de les ranger et de les trier. Il est alors plus commode de tracer les fichiers et les recherches deviennent beaucoup plus fluides.

La protection de vos données

Dématérialiser vos documents aide à protéger vos données grâce à un système de stockage agissant tel un coffre-fort. La signature électronique, qui possède une valeur légale, constitue par ailleurs un justificatif de l’identité du propriétaire d’informations numériques.

Les différentes manières de dématérialiser les documents

Pour mieux gérer votre activité, vous pouvez recourir à l’un des logiciels de dématérialisation des documents suivants :

• La GED (gestion électronique de documents) : elle se base sur la numérisation de masse, l’indexation, le classement, le stockage, l’analyse et la diffusion de documents. Elle ne traite que les documents numériques dits « bureautiques ».
• L’ECM (gestion de contenu d’entreprise) : elle permet d’optimiser le cycle de vie des documents. Elle offre aussi la possibilité d’automatiser les workflows et d’assurer la gestion documentaire de l’ensemble des contenus numériques.
• La CSP (plateforme de services de contenu) : elle aide à gérer plusieurs ECM et/ou GED.
• La case management (gestion de cas) : elle facilite la gestion des cas clients et les prises de décision par le gestionnaire. Elle aide également à répondre facilement aux demandes des clients en temps réel.
• Le SAE (système d’archivage électronique) : il donne la possibilité de conserver vos documents à valeur probatoire. Il peut éventuellement intégrer un coffre-fort électronique.
• Le coffre-fort numérique : plus sécurisé qu’un SAE classique, il s’agit d’un outil de stockage de documents digitalisés sensibles.
• Le logiciel de facturation : il est conçu pour centraliser les fiches « clients » et assurer l’unicité de l’information, évitant ainsi les risques de doublon. Cet outil vous permet de plus d’être en conformité avec les règles liées à la facturation en constante évolution.

Vous devez choisir le logiciel de dématérialisation qu’il vous faut en fonction des besoins de votre entreprise.

Comment choisir la bonne méthode pour votre entreprise ?

Dématérialiser les documents de son entreprise est une décision qu’il ne faut pas prendre à la légère. Cela implique non seulement de mobiliser des ressources considérables, mais aussi de faire face à de nouvelles habitudes de travail. Il est donc primordial de trouver une méthode de dématérialisation adaptée à la société afin d’éviter tout échec de la démarche.

Choisissez une méthode qui simplifie votre travail au quotidien

Vous devez veiller à adopter une démarche qui simplifie vos tâches quotidiennes. Il convient de choisir un logiciel qui correspond à vos habitudes en interne. Pensez par ailleurs à opter pour une solution qui vous aidera sur le long terme. La méthode sélectionnée pourra vous amener doucement vers une transition numérique sans bousculer vos repères.

Adoptez une solution qui regroupe vos processus et vos bases de données

La méthode que vous choisissez doit aussi pouvoir regrouper rapidement tous vos processus et vos bases de données. L’objectif est de donner la possibilité à tous les collaborateurs de consulter l’ensemble des informations dématérialisées afin de faciliter les tâches quotidiennes. La solution doit également garantir un gain de temps considérable. Il convient alors de choisir un outil conçu pour rendre possible le regroupement en un seul endroit de toutes les données et les documents nécessaires au travail quotidien de vos salariés. Cela évitera à vos collaborateurs de travailler avec différents logiciels.

Optez pour une méthode qui vous aide à éviter de faire des erreurs courantes

Lorsque nous travaillons de manière numérique, nous avons tendance à faire des erreurs. Notre cerveau a en effet la mauvaise habitude de se relâcher en utilisant un ordinateur. La preuve, nous faisons davantage de fautes lorsque nous rédigeons un e-mail plutôt qu’un courrier sur papier. Heureusement, vous pouvez empêcher cela en sélectionnant une solution proposant l’usage d’un outil qui vous évite de faire des erreurs. À défaut, vous pouvez opter pour une méthode utilisant un logiciel permettant de créer et de modifier des documents.

Tournez-vous vers une solution de dématérialisation qui intègre la recherche de documents

L’option recherche de documents vous aidera à gagner un temps considérable et à faciliter le travail de vos collaborateurs. Elle vous propose une fonction rapide et simple de trouver les éléments qu’il vous faut afin de les utiliser pour vos différentes missions. Cette option doit par conséquent faire partie de la solution numérique que vous choisissez.

Choisissez une méthode qui permet la gestion électronique de vos documents de façon sécurisée

Il s’agit d’un critère essentiel, car la protection de vos données est primordiale. Votre entreprise enregistre et conserve chaque jour des informations confidentielles. Avec l’arrivée du Cloud et d’autres plateformes, les cyberattaques sont devenues courantes. L’idéal est donc d’opter pour un logiciel de dématérialisation sécurisé.

L’importance de former vos collaborateurs à l’utilisation des nouvelles méthodes de dématérialisation

Il est important de ne pas laisser vos collaborateurs livrés à eux-mêmes avec la solution de dématérialisation choisie. Certains peuvent éprouver des réticences envers le digital. Tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec les nouvelles technologies. Vous devez ainsi prévoir des formations après ou pendant la mise en place du système. Suite à cela, vous constaterez un engagement réel de la part de vos salariés. Vous devez aussi continuer à gérer le projet après le déploiement afin d’optimiser votre taux d’adhésion grâce à une communication régulière. Vous serez alors en mesure de prouver à vos collaborateurs que vous êtes pleinement impliqué dans la démarche. Vous démontrerez également que ce projet est avantageux pour tout le monde au sein de l’entreprise.

L’assistance et la maintenance pour assurer le bon fonctionnement des systèmes

Il est important de mettre en place des moyens préventifs et d’apporter des solutions efficaces et durables pour éviter tout dysfonctionnement. L’assistance et la maintenance entrent en jeu dans ce cadre. Vos activités quotidiennes ne doivent pas être figées à cause d’un problème lié à la solution de dématérialisation des documents mise en place. Vos collaborateurs ont besoin de techniciens qualifiés et confirmés pour les accompagner et les guider en cas de problème.