Réussir votre cahier de charges ERP grâce à ces conseils

Un projet ERP est un projet d’entreprise, mais non un projet informatique. La direction générale n’est pas obligée de s’impliquer dans le projet. Elle est une option participant à la réussite du projet. C’est également le cas d’un cahier de charges initial, le document qui recense les besoins et les bénéfices attendus des orientations futures. Concrètement, il va servir de guide tout au long du projet. Pour une entreprise, la mise en place d’un projet ERP est une occasion rare de mettre en ordre son organisation, ses méthodes de travail et ses processus. Cette phase de réflexion est essentielle et il ne faut en aucun cas la négliger. Découvrez dans cet article comment réussir votre cahier de charges ERP.

Faire une analyse « critique » 

La première étape de l’établissement d’un cahier de charges ERP consiste à effectuer l’analyse de l’existant. Ce dernier renferme :

• l’architecture logicielle ;
• l’architecture technique ;
• la volumétrie ;
• les aspects métiers ;
• les différentes procédures.

Cependant, il ne faut pas oublier de porter un regard critique sur ces points :

• comment les améliorer ? ;
• comment les simplifier ? ;
• est-il nécessaire de les externaliser ? ;
• répondent-elles à un besoin précis ?

Tout comme les entreprises, les ERP évoluent également. Il est alors idéal de profiter du projet pour revoir certaines habitudes de travail. Il faut savoir qu’une meilleure organisation de l’ERP permet de gagner en compétitivité.

La définition des besoins hiérarchisés

L’une des raisons pouvant provoquer des dérivés budgétaires d’un projet est la modification apportée au périmètre fonctionnel. Pour cela, il est crucial de définir ce périmètre d’une manière complète dès le départ, et cela, en fonction des objectifs fixés pour le cahier des charges erp.

La phase d’analyse

Cette phase permet d’identifier le processus idéal pour votre métier et votre organisation. Elle va mettre en évidence les éventuelles spécificités utiles à votre activité. Pour cette étape, prioriser et hiérarchiser vos besoins afin de pouvoir vous focaliser sur les points les plus importants.

La mesure du degré d’atteinte

Cette étape consiste à effectuer les études de faisabilité des objectifs. Ainsi, de définir le niveau de succès de votre projet. Pour ce faire, des indicateurs permettent de définir la productivité et la rentabilité. 

Anticipation des besoins futurs

Pour réussir parfaitement cette étape, vous devez vous projeter dans l’avenir et anticiper les besoins futurs :

• comment va évoluer l’activité de votre entreprise ? ;
• où en seriez-vous dans 5 ans ? ;
• quelles sont les tendances du marché ? ;
• comment vous démarquer de votre concurrence ?

Un outil de dialogue interne et externe

Même si vous sollicitez les services d’un consultant extérieur, le projet ERP reste un projet interne. Il met en jeu l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Ainsi, la mise en place d’un cahier de charges ERP est une grande opportunité pour vous repositionner dans un cadre plus large. Il permet de faciliter les échanges entre les services et de matérialiser une feuille de route commune. Il restera un référentiel interne de tout le projet durant toutes les procédures. 

Les erreurs à éviter

Pour faire fonctionner votre entreprise, ces erreurs sont à éviter :

• se passer d’un cahier de charges ERP ;
• laisser de côté certains services ;
• n’apporter aucun changement.

Ainsi, le cahier de charges ERP est un moyen de communication sur un projet avec les offreurs de solution. Il a pour mission de présenter la société, d’étaler ses besoins, de démontrer ses spécificités, ses contraintes et ses objectifs. Outre, l’adaptation fonctionnelle est une solution cruciale, car il est nécessaire de privilégier la qualité du contenu à la quantité. Enfin, le cahier de charges permet aux électeurs de comprendre les enjeux de votre projet et ainsi de proposer une offre plus pertinente à votre activité.